Duomenų bazių valdymo sistema (DBVS) iš tikrųjų yra programinė įranga, leidžianti vartotojams peržiūrėti, redaguoti, rūšiuoti ir paleisti ataskaitas apie konkretų duomenų rinkinį. Šios programos taip pat gali būti vadinamos programomis, sąsajomis arba klientais. Duomenų bazių valdymo sistemos naudojimas yra būdingas funkcijoms, kurioms ji buvo sukurta: sistemos gali būti sukurtos taip, kad atitiktų įvairius vartotojų poreikius. Norėdami naudoti duomenų bazių valdymo sistemą, vartotojai turėtų išmokti su sistema susietas komandas arba susipažinti su grafinės vartotojo sąsajos (GUI) įrankiais, kurie buvo sukurti atlikti tokias užduotis kaip lentelių kūrimas ir modifikavimas bei įrašų pridėjimas, redagavimas ar trynimas.
Jei jūsų naudojama duomenų bazės valdymo sistema pasiekiama per „komandų eilutę“ – įvestą komandą, kuri vykdo programą – turėsite išmokti naudotis vadinamąja standartine užklausų kalba (SQL). Tam reikia įvesti konkrečias komandas, kad užklausos būtų perduodamos pačiai duomenų bazei. Pavyzdžiui, komanda „KURTI LENTELĘ klientus“ sukurs lentelę pavadinimu „klientai“ esamoje duomenų bazėje. Tokia paprasta komanda lentelėje nesudaro stulpelių ir neužpildo jos duomenimis. Papildomos komandos gali suteikti naujos lentelės sudėtingumo ir gylio.
Prie kitų duomenų bazių valdymo sistemų galima prisijungti per internetinius portalus. Paprastai juos prižiūri žiniatinklio prieglobos įmonė ir turi patogią grafinę sąsają, leidžiančią vartotojams peržiūrėti ir pasirinkti galimas komandas. Norėdami naudoti tokio tipo duomenų bazių valdymo sistemą, turite susipažinti su meniu parinktimis, leidžiančiomis atlikti tokias užduotis, kaip pridėti lenteles ir nustatyti stulpelius, taip pat pridėti, redaguoti ir ištrinti duomenis šiose lentelėse. Dirbant su tokio tipo duomenų bazių valdymo sistema, nereikia mokytis SQL. Tačiau kai kurie ekspertai pataria, kad SQL pradmenų mokymasis gali padėti išspręsti problemas ir rašyti užklausas.
Trečiojo tipo duomenų bazių valdymo sistema leidžia kompiuteryje įdiegti GUI, todėl vartotojai gali paleisti programą iš savo darbo vietų. Kaip ir žiniatinklio sistemose, meniu parinktys skiriasi, tačiau duomenų bazei valdyti reikalingos užduotys nereikalauja SQL žinių. GUI valdymo sistemoms reikia išmokti konkrečias meniu parinktis. Nors jums nereikia rašyti SQL, bendras duomenų bazės funkcijų supratimas yra labai svarbus, kad būtų galima tinkamai nustatyti sistemos elementus.