Norint parašyti ataskaitą apie mokyklą ar darbą, svarbiausia yra gerai organizuoti savo laiką, tyrimo medžiagą ir mintis. Prieš pradėdami įsitikinkite, kad visiškai supratote užduotį; paprašykite savo mokytojo ar profesoriaus paaiškinti, jei ko nors nesuprantate. Žinokite, kada turi būti pateikta ataskaita, ir skirkite daug laiko skaitymo ir rašymo procesui. Gera nykščio taisyklė – įvertinti laiką, kurio, jūsų manymu, jums prireiks, ir jį padvigubinti. Taip turėsite daug laiko parašyti gerai ištirtą, aiškų ir glaustą ataskaitą.
Pirmas žingsnis rašant bet kokio tipo ataskaitą yra tyrimas. Jei rašote knygos ataskaitą, jūsų tyrimo etapas apima reikiamos knygos skaitymą ir užrašų apie pagrindinius veikėjus bei pateiktas idėjas. Norėdami gauti esė ir mokslinių darbų, informacijos apie savo temą turėsite ieškoti patikimų šaltinių, surinkti visas naudojamas citatas ir pasižymėti šaltinio informaciją, kurią turėsite cituoti vėliau. Pasitarkite su savo profesoriumi, jei nesate tikri, kurie šaltiniai yra priimtini; gali būti konkrečių šaltinių, kuriuos turite naudoti savo konkrečiai užduočiai atlikti, ir kitų, kurie neleidžiami. Jei rašote savo tyrimo ataskaitą, įsitikinkite, kad jūsų užrašai yra aiškūs ir gerai sutvarkyti, o tyrimas baigtas.
Kitas ataskaitos rašymo etapas yra informacijos sutvarkymas. Daugelis žmonių mano, kad metmenys yra naudingi, o kai kuriems mokytojams ir profesoriams jo reikia. Metmenys yra geras būdas paaiškinti, ką tiksliai norite pasakyti ataskaitoje ir kokia tvarka pateikti informaciją. Jei kyla problemų dėl šio etapo, gali būti naudinga užrašyti kiekvieną faktą rodyklės kortelėje. Tokiu būdu galite lengvai pertvarkyti ir pertvarkyti savo duomenis, kol rasite aiškiausią informacijos pateikimo būdą.
Kai rašote ataskaitą, pirmoji pastraipa nustatys toną visam likusiam jūsų rašymui. Jame turėtų būti disertacijos teiginys, kuris yra vienas sakinys, apibendrinantis pagrindinę jūsų ataskaitos esmę arba jūsų tyrimo tikslą. Pradžioje taip pat gali būti įtraukta įžanginė informacija apie tyrimo metodus, kuriuos naudojote, arba šaltinius, kuriais konsultavotės norėdami paremti savo mintis. Nepamirškite, kad pirmoji pastraipa būtų trumpa ir glausta. Jūs tiesiog pristatote savo pagrindines idėjas; vėliau ataskaitoje papasakosite apie kiekvieną iš jų.
Ataskaitoje bus visa papildoma informacija. Apribokite kiekvieną pastraipą iki vienos idėjos ar koncepcijos ir visiškai išplėtokite koncepciją keliais gerai parašytais pagalbiniais sakiniais. Daugeliui mokyklinių rašinių pakanka trijų ar penkių pagrindinių minčių, kad būtų paremtas baigiamasis darbas, tačiau visada patikrinkite užduoties reikalavimus. Jei naudojate informaciją žodis į žodį iš kito šaltinio, būtinai įtraukite informaciją į kabutes ir nurodykite šaltinį, kaip reikalauja mokytojas. Šiame skyriuje gali būti naudojamos diagramos ir grafikai, tačiau įsitikinkite, kad informacija yra tinkama ir išryškina pagrindinius dalykus.
Paskutinėje ataskaitos pastraipoje turėtų būti dar kartą apibendrinti pagrindiniai jūsų dalykai. Šioje pastraipoje taip pat bus jūsų paskutinės mintys ir išvados. Ji vėlgi turėtų būti trumpa ir glausta, apimanti pagrindinius faktus, kuriuos norite, kad skaitytojas suprastų perskaitęs jūsų pranešimą.
Galiausiai nepamirškite ataskaitos rašymo redagavimo etapo. Tai apims teksto rengyklės rašybos tikrinimo funkcijos paleidimą ir teksto neautomatinį skaitymą, kad būtų galima nustatyti klaidas, kurias rašybos tikrinimas praleido. Kartą ar du perskaitykite savo ataskaitą garsiai; tai padės išgirsti bet kokius nepatogius arba su pagrindinėmis mintimis nesusijusius sakinius. Jei nesate tikri dėl savo redagavimo įgūdžių, jei kas nors kitas garsiai perskaitys dokumentą, ataskaitoje galėsite nustatyti neaiškius dalykus. Tobulindami šiuos įgūdžius galėsite parašyti nušlifuotą, kokybišką ir glaustą ataskaitą.