Yra keletas situacijų, kai asmeniui gali tekti parašyti atleidimo laišką. Pavyzdžiui, gali prireikti paaiškinti, kodėl mokesčių mokėtojas atleidžiamas nuo tam tikrų vietinių, valstijų ar federalinių mokesčių mokėjimo. Be to, tokio rašto gali prireikti, norint teisiškai patvirtinti, kad jis atleidžiamas nuo teisiškai privalomų skiepų ar kitų teisinių reikalavimų, kurių asmuo turi pagrįstą priežastį nesilaikyti. Nors kiekvienoje situacijoje gali prireikti šiek tiek skirtingos informacijos, išimties rašto formatas iš esmės bus toks pat, nepaisant jo numatomo naudojimo. Laiške turėtų būti pateikta pagrindinė identifikavimo informacija, teisinės pareigos paaiškinimas ir atleidimo priežastis bei aiškiai nurodyta, kad rašytojas reikalauja atleidimo.
Rašant atleidimo laišką, pirmiausia reikia įsitikinti, kad korespondencija skirta atitinkamam asmeniui ar agentūrai. Pavyzdžiui, mokesčių agentūros gali turėti daug skirtingų biurų ir adresų, kurie gauna mokesčių mokėtojų korespondenciją. Paprastas telefono skambutis turėtų užtikrinti teisingą pašto adresą ir asmens, kuriam turėtų būti adresuojamas laiškas, vardą, pavardę, jei reikia.
Pačiame laiške, jei ne ant firminio blanko, turėtų būti pateikta susijusi rašytojo informacija, pvz., vardas, pavardė, adresas ir el. pašto adresas arba telefono numeris. Tinkamai išsprendus, laiške turėtų būti nurodyta, kas jame yra, pvz., „atleidimas nuo pardavimo mokesčio“ arba „atleidimas nuo vakcinacijos“. Taip pat turėtų būti pateiktas mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris arba socialinio draudimo numeris, kad gavėjas žinotų, kieno įrašams taikomas atleidimas.
Išimties laiško tekste rašytojas turėtų nurodyti, kokia yra teisinė prievolė, kuriai jis ar ji prašo atleisti. Pavyzdžiui, jei teisinė prievolė yra sumokėti pardavimo mokestį, laiško autorius turėtų pripažinti, kad ši prievolė yra laiško objektas, taigi ir atleidimas nuo mokesčio. Nurodęs, kokia yra teisinė prievolė, rašytojas turėtų paaiškinti, kodėl jis turi teisę atleisti nuo prievolės. Jei įmanoma, autorius turėtų įtraukti nuorodą į teisinį šaltinį, suteikiantį jam teisę į išimtį.
Kartu su teisinės prievolės paaiškinimu ir priežastimi, dėl kurios rašytojas mano, kad jis turi teisę į išimtį, laiške turėtų būti aiškiai nurodyta, kad rašytojas reikalauja atleidimo. Jei atleidimas taikomas nepilnamečiui, kaip ir prievolės skiepyti atveju, rašytojas turi nurodyti vaiko vardą, pavardę, ryšį su vaiku ir pareikšti, kad tėvai atleidžiami, pavyzdžiui, dėl religinių priežasčių. Išimtį nurodant paprastu sakiniu laiško pabaigoje, skaitytojui turėtų būti aišku, kad autorius reikalauja išimties.