Faksas yra sutrumpintas slengo žodis, reiškiantis „faksimilę“. Tai fakso aparatu telefono linijomis perduodamas dokumentas. Dėl faksogramos formato duomenų glaudinimo pobūdžio faksogramos viršelio lapas turi būti tekstinis, aiškiai ir glaustai parašytas, jame turi būti pagrindinė ir svarbi informacija apie faksogramą. Galite naudoti teksto apdorojimo programą kompiuteryje ir sukurti pasirinktinį fakso viršelio lapą arba pasinaudoti daugybe internete esančių šablonų.
Faksograma nuskaitoma per jūsų fakso aparatą ir persiunčiama į jūsų korespondento fakso aparatą. Pavyzdžiui, galite siųsti faksogramą didelei įmonei, kurioje daugelis darbuotojų tikriausiai naudojasi tuo pačiu fakso aparatu biure. Faksogramos viršelis yra nepaprastai svarbus, todėl detaliai nurodant, kas turėtų gauti faksogramą, ir apibendrinant faksogramos turinį. Taip užtikrinama, kad faksograma bus paskirstyta atitinkamai šaliai gavėjo pusėje.
Kiekvienas gali nubraižyti ranka rašytą užrašą ant popieriaus lapo ir išsiųsti jį kaip fakso viršelio lapą. Tačiau profesionaliai atrodančiame fakso viršelio lape tvarkingam ir tvarkingam viršelio lapui įvesti naudojama rašomąja mašinėle arba kompiuterio tekstų rengyklė. Informacija turi būti trumpa ir tiksli, su mažais vaizdų ar pašalinių grafinių elementų, kurie uždelsia perdavimo laiką, arba visai iš jų. Motyvacinio laiško viršuje, skiltyje „Nuo“, paprastai nurodoma siuntėjo informacija, tokia kaip vardas, pavardė, adresas, el. pašto adresas, telefono numeris ir fakso numeris. Šie duomenys atrodo panašiai kaip grąžinimo adresas ant voko, pirmoje eilutėje sukrautas siuntėjo vardas, antroje ir trečioje eilutėse – adresas ir t. t.
Po informacija „Nuo“ yra duomenys, rodantys fakso gavėjo informaciją, paprastai nurodomi kaip „Kam“ arba „Gavėjas“. Panašiai kaip „Nuo“ informacijoje, „Gavėjo“ informacijoje turėtų būti visas gavėjo vardas, pavardė, adresas, el. pašto adresas, telefono ir fakso numeriai bei bet kokia kita svarbi kontaktinė informacija. Svarbu nurodyti pilną gavėjo vardą ir pavardę ir, jei įmanoma, kitą identifikuojančią informaciją, pvz., biuro skyrių ar pratęsimą. Taip išvengiama painiavos gavėjams, jei įmonėje, pavyzdžiui, tame pačiame biure dirba trys John Browns. Įtraukus biuro skyrių ir kitą identifikuojančią informaciją, biuras gali tiksliau nustatyti gavėją ir užtikrinti, kad jūsų faksogramą nedelsdamas gautų tinkamas asmuo.
Galiausiai fakso motyvaciniame laiške turėtų būti labai trumpa atitinkamos informacijos, įtrauktos į faksogramos turinį, santrauka. Jei faksogramoje yra informacijos apie elektroninį vejapjovės techninės priežiūros dalių užsakymą, fakso motyvaciniame laiške turi būti glaustai nurodyta faksogramos paskirtis ir bendroji informacija. Daugumoje fakso viršelių lapų ir šablonų skiltyje „Išsami informacija“ arba „Pranešimas“ yra palikta vieta šiai informacijai. Informacija šiame skyriuje paprastai apsiriboja vienu ar dviem sakiniais ir turi būti kuo glausesnė.
Įvedę fakso viršelio lapą, išspausdinkite lapą kompiuterio spausdintuvu. Tada fakso lapai koreliuojami su viršuje esančiu fakso viršeliu. Atėjus laikui siųsti faksogramą, pirmiausia išsiųskite fakso motyvacinį laišką ir išsamius fakso lapus eilės tvarka po titulinio lapo.