Įmonėms patariama parašyti atmetimo laišką visiems kandidatams, kurių jos nesamdo. Laiško tikslas – informuoti pareiškėją apie aplinkybes, parodyti dėkingumą ir palaikyti gerus santykius su pareiškėju. Į kandidato į darbą atmetimo laišką turi būti įtraukta bent:
Pareiškimas, kad pareiškėjas negavo darbo.
Dėkingumo išreiškimas už paraišką ir bet kokius pokalbius.
Linkėjimai kandidatui toliau ieškant darbo ar tobulėjant profesiniam tobulėjimui.
Laiškuose taip pat gali būti raginama kreiptis iš naujo, prašymas kreiptis į kitą dabartinį darbą ir asmeniniai duomenys apie tai, ką pašnekovai įvertino apie kandidatą.
Dauguma laiškų parašyti oficialiu dalykiniu stiliumi. Pirmieji nuo vieno iki dviejų sakinių yra skirti informuoti pareiškėją, kad buvo priimtas kitas asmuo, ir nurodyti neaiškią to priežastį. „Dėl didelio kvalifikuotų kandidatų skaičiaus, deja, šiuo metu galime jums pasiūlyti darbą“, arba užtenka šio sakinio pakeitimo.
Kituose keliuose sakiniuose reikėtų padėkoti pareiškėjui už tai, kad jis dalyvavo paraiškos / pokalbio procese. Jie taip pat gali būti asmeniškai nukreipti, kad įmonė parodytų savo dėkingumą už galimybę susitikti su pareiškėju. Toks sakinys: „Džiaugiamės susitikimu su jumis ir džiaugiamės išgirdę jūsų idėjas, kaip jūs tiktumėte mūsų korporacijai“, jei taip atsitiko. Daugelis verslo ekspertų mano, kad pareiškimas šioje darbo pretendento atmetimo laiško dalyje turėtų būti šiek tiek suasmenintas ir išreikšti tam tikrą dėkingumą už faktinį įvykį pokalbio metu, kad sušvelnintų atmetimą ir padarytų jį asmenišką bei nemokamą.
Paskutinė esminė detalė – palinkėjimas pretendentui sėkmės ateityje. Tai galima išreikšti paprastu teiginiu, pavyzdžiui: „Linkime jums nuolatinės sėkmės jūsų profesijoje (darbo paieškos, karjeros ir kt.).“ Tada kandidato į darbą atmetimo laiškas turėtų būti uždarytas oficialiu parašu.
Tarp dėkingumo išreiškimo ir sėkmės linkėjimo laiškuose gali būti kvietimų pretenduoti į kitas esamas darbo vietas arba pretenduoti į darbą ateityje. Šie kvietimai yra viena iš priežasčių suasmeninti visus laiškus ir nesiųsti formos. Kai kurios įmonės nepriima pakartotinio kandidato, jei pokalbiai buvo blogi arba nepalankūs, tačiau kai kurie kandidatai joms galėjo patikti ir negalėjo jiems pasiūlyti darbo. Rekomenduojama, jei yra antra darbo vieta, tai darbdavys turėtų pasakyti ne tik laiške, bet ir telefonu.
Rašydamos kandidato į darbą atmetimo laišką, įmonės turėtų vengti galimų spąstų. Jie neturėtų komentuoti samdomo asmens (-ų) ar konkrečių savybių, dėl kurių tas asmuo buvo geresnis pasirinkimas. Čia gali kilti ieškinių dėl nesąžiningos įdarbinimo praktikos. Neigiamai komentuoti pareiškėjo veiklą taip pat nepatartina. Prisiminkite tikslą; informuoti, padėkoti, palinkėti gero ir palikti gerą įspūdį.