Kliento pasitenkinimo laiške turėtų būti pateikta išsami informacija apie situaciją ir norimą sprendimą, nesvarbu, ar tai būtų pagyrimas darbuotojui, kuris padarė daugiau, ar sugedusio gaminio pakeitimas. Tokio pobūdžio atsiliepimų laiškai turėtų būti glausti, nes bet kurią dieną darbuotojams gali tekti perskaityti didelį skaičių. Taip pat svarbu būtinai nurodyti kontaktinę informaciją, kad įmonė galėtų atsakyti.
Nesvarbu, ar patirtis buvo teigiama, ar neigiama, ji padeda pateikti kuo daugiau informacijos, įskaitant įvykio datą, laiką ir vietą. Kliento pasitenkinimo laiške taip pat turėtų būti išsamiai aprašyta įvykusi operacija ir, jei įmanoma, įvardijami dalyvaujantys darbuotojai. Turėtų būti įtraukta bet kokia kita svarbi informacija, kad įmonė turėtų išsamią informaciją apie tai, kas atsitiko ir kas dalyvavo.
Skundo laiškas, kuriame norima skųstis dėl problemos ir gauti sprendimą, gali padėti aptarti, kas tuo metu buvo padaryta. Kliento pasitenkinimo laiške gali būti nurodyta, kad klientas, pavyzdžiui, kreipėsi pagalbos į prižiūrėtoją, arba nurodė remontininkui problemą, susijusią su netinkamu remontu, ir negavo atsakymo. Jei laiško rašytojas susisiekė su kuo nors kitu įmonės darbuotoju ir negavo patenkinamo rezultato, tai taip pat reikėtų aptarti.
Kai informacija yra išdėstyta vienoje ar dviejose pastraipose, laiško rašytojas gali įtraukti pastraipą, kad aptartų, kokios rezoliucijos norima. Tai gali būti pinigų grąžinimas, kuponas, remontas ar kitas sprendimas. Kliento pasitenkinimo laiškas neturi būti nepagrįstas, o turi aiškiai nurodyti kliento tikslus. Esant situacijai, kai klientas nori papildomos kompensacijos, pvz., pakeisti elektrinį komponentą, kuris sugedo, nes tinkamai neveikė viršįtampių apsauga, klientas turėtų pateikti dokumentus, pvz., kvitus, patvirtinančius pretenziją.
Kai klientų pasitenkinimo laiške išreiškiamas malonumas dėl aptarnavimo lygio, gali būti naudinga pateikti šiek tiek informacijos apie tai, kodėl klientas yra patenkintas. Šis atsiliepimas gali būti perduotas darbuotojui, taip pat į jį gali būti atsižvelgta rengiant darbuotojų mokymą ir įmonės politiką. Pavyzdžiui, jei lėktuvo palydovas padarė ypač malonų skrydį, tai gali padėti žinoti, kodėl, todėl oro linijų bendrovė gali rekomenduoti kitiems skrydžio palydovams sekti pavyzdžiu.
Kliento pasitenkinimo laiško pabaigoje rašytojas gali įtraukti kontaktinę informaciją. Jei kopijos siunčiamos kam nors kitam, tai galima pažymėti CC: ir kitų gavėjų kontaktine informacija. Prieš siunčiant laišką patartina dar kartą perskaityti, ar nėra klaidų, tai padeda išlaikyti neutralią kalbą, nes įmonės gali nepaisyti įžeidžiančių ar agresyvių skundų.