Taip pat žinomas kaip prašymas kompensuoti išlaidas, kompensavimo laiškas yra dokumentas, kuriame nurodoma konkreti finansinė padėtis, kuri yra tarp dviejų šalių, ir nurodomas poreikis vienai iš tų šalių gauti kompensaciją už visą ar dalį finansinio įnašo, padaryto kaip finansinės operacijos dalis. Tikrasis laiško turinys gali būti šiek tiek neoficialus arba labai išsamus ir formalus, priklausomai nuo sandorio aplinkybių. Laiško tekste pateikiamas pagrindinis dalykų, kuriuos reikia aptarti, sąrašas, įskaitant identifikuojančios informacijos apie nagrinėjamą operaciją pateikimą, prašomos kompensacijos sumą ir mokėjimo sąlygų, kurios laikomos priimtinomis, rūšį.
Naudojant daugumą kompensavimo laiškų formatų, pirmoji užduotis yra nustatyti kompensavimo priežastį. Pavyzdžiui, jei sveikatingumo klubo narys pareikalavo sumokėti už metus narystės ir turi persikelti dirbti iki tų metų pirmojo ketvirčio pabaigos, jis gali pranešti klubui apie šį statuso pasikeitimą. Darant prielaidą, kad narystės sąlygos leidžia dalinai kompensuoti nario mokesčius dėl nario persikėlimo, šių duomenų pateikimas leidžia pastebėti, kad ši situacija yra aprėpta ir tam tikras kompensavimas turi būti atliktas.
Kartu su prašymo motyvais, kompensavimo rašte taip pat turėtų būti nurodyta numatoma kompensacijos suma. Tai suteikia gavėjui galimybę dar kartą patikrinti skaičius ir nustatyti, ar ta suma yra teisinga. Darant prielaidą, kad abi šalys tiksliai aiškina tarpusavio susitarimo nuostatas, toks mandagumas tiesiog padeda suprasti, kad visi dalyvaujantys turi vienodo lygio lūkesčius.
Trečias pagrindinis bet kurio kompensavimo laiško komponentas yra priimtinų būdų, kaip pateikti tą kompensaciją prašančiajai šaliai, nustatymas. Siuntėjas gali prašyti apmokėti čekiu, kreditu, išduotu į kredito kortelės sąskaitą, arba elektroniniu būdu pervesti lėšas į jo banko sąskaitą. Tai dažnai padeda pagreitinti mokėjimą, nes nereikia siųsti papildomų pranešimų, kad būtų galima nustatyti, kaip turėtų būti atliktas mokėjimas.
Kai kompensavimo laiškas bus išsiųstas ir gautas, daugelis įmonių atsakys patvirtindamos prašymą ir nurodydamos, kada bus išmokėta kompensacija. Paprastai atsakyme bus nurodyta kompensacijos suma, todėl bus galima tiksliai žinoti, kiek bus kompensuota čekiu, kreditu ar lėšų pervedimu. Darant prielaidą, kad prašoma suma ir patvirtinta suma sutampa, sandoris laikomas baigtu, kai pateikiamas mokėjimas.