Daugelis žmonių, ieškančių biuro padėjėjo pozicijų, neturi aukštojo mokslo laipsnių ir gali turėti ribotą darbo patirtį, todėl rašyti biuro padėjėjo motyvacinį laišką gali būti nelinksma. Geriausias būdas pradėti rašyti laišką – atidžiai perskaityti darbo aprašymą ir nustatyti, kuri iš jūsų patirties ir įgūdžių parodys, kad esate geriausias kandidatas užimti šias pareigas. Pažymėkite pagrindinius žodžius darbo aprašyme ir, jei įmanoma, naudokite juos motyvaciniame laiške. Nepamirškite ištirti tinkamo motyvacinio laiško formato ir prieš išsiųsdami kelis kartus perskaitykite savo biuro padėjėjo motyvacinį laišką.
Pradėkite savo biuro padėjėjo motyvacinį laišką, jei įmanoma, pasveikindami darbdavį vardu. Būtinai atkreipkite dėmesį į tai, kodėl jus domina ši pozicija, o jei jus nurodė kas nors iš įmonės, būtinai pažymėkite tai pirmoje pastraipoje. Norėsite, kad biuro padėjėjo motyvacinis laiškas būtų trumpas ir konkretus, todėl apsiribokite iki trijų pastraipų. Pirmoje pastraipoje po sveikinimo ir kitų pastabų būtinai iš karto pažymėkite, kodėl esate geriausias kandidatas šiam darbui. Nurodykite konkrečius įgūdžius, patirtį ar išsilavinimo lygį, kuris parodys jūsų gebėjimą būti geriausiu biuro padėjėju.
Trumpai apibūdinkite įgūdžius ar patirtį, kurie geriausiai atitinka darbdavio poreikius. Grįžkite į paryškintus žodžius ar frazes ir nustatykite, kurie jūsų įgūdžiai ir patirtis labiausiai atitiks darbdavio poreikius. Apibūdinkite tuos įgūdžius ar patirtį, bet venkite per daug detalių; pokalbio metu galėsite paaiškinti šį dalyką, o jūsų gyvenimo aprašyme gali būti dar daugiau informacijos apie įgūdžius ar patirtį. Jei įmanoma, pateikite praeities sėkmių pavyzdžių, pavyzdžiui, kai buvote pagirtas ar kitaip pripažintas už jūsų sunkų darbą.
Jei neturite ankstesnės biuro asistento patirties, jūsų biuro padėjėjo motyvaciniame laiške turėsite perteikti jūsų įgūdžius, kurie jums tiktų šiam darbui. Tai gali būti sudėtinga, bet ne neįmanoma; atkreipkite dėmesį į kitus darbus, kurių sunkumai galėjo būti panašūs arba net sunkesni, ir paaiškinkite, kaip tie darbai paruošia jus biuro padėjėjo pareigoms. Būkite tikri ir tvirti savo kalba ir nenaudokite frazių, kurios perteiktų nepasitikėjimą ar tikrumą. Pasakykite darbdaviui, kodėl esate geriausias kandidatas, o ne kodėl „manote“, kad esate geriausias kandidatas.