Kai įmonė nusprendžia pirkti prekę ar paslaugą ir nori kreiptis į potencialius pardavėjus, ji pirmiausia parašo pasiūlymą pateikti pasiūlymą (RFP). RFP nustato kriterijus, į kuriuos pardavėjai turėtų atsižvelgti siūlydami, kodėl jie turėtų būti samdomi šiam darbui. Svarbu parašyti aiškų RFP, kuriame būtų prašoma visos reikiamos informacijos, o įmonė būtų pristatoma teigiamai. Prastai parašytas RFP gali reikšti, kad įmonė gali baigtis iš esmės nekvalifikuotais arba žemesniais pardavėjais arba apskritai neturėti pasiūlymų.
Pirmasis žingsnis norint parašyti RFP yra tiesiog nustatyti, ko tiksliai įmonei reikia. Nors tai skamba gana paprastai, iš tikrųjų tai yra žingsnis, kurio dažniausiai ignoruoja įmonės. Daugelis įmonių pradeda rašyti RFP aiškiai nesuprasdamos, kokie yra jų poreikiai ir norai, ir galiausiai prašo per daug, per mažai arba prieštaringų dalykų. Turėtų būti prašoma visų dalyvaujančių paveiktame projekte indėlis ir turėtų būti pasiektas sutarimas dėl to, ko iš tikrųjų reikia dar prieš pradedant RFP.
Pardavėjai turės žinoti, ką tiksliai jūs turite pasiekti, o ką jūs tiesiog norite pasiekti. Daugelis įmonių daro klaidą, kai rašo RFP ir sudaro savo svajonių funkcijų pageidavimų sąrašą, tačiau naudoja tokius žodžius kaip turi ir privalo. Pardavėjai, kurie gali neatitikti vieno ar dviejų iš šių kriterijų, gali iš viso nepateikti pasiūlymo, jei mano, kad kriterijai yra būtini. Svarbu atkreipti dėmesį į vartojamą kalbą, išsaugoti reikalingus žodžius, kai jie tikslūs, ir naudoti švelnesnę kalbą, pvz., norą ir pasirenkamą, jei norite pasirinkti pageidaujamas funkcijas.
Prieš iš tikrųjų prašant bet kokių pasiūlymų, taip pat naudinga žinoti, kaip atrodys idealus pasiūlymas. Jei pasiūlymai bus vertinami pagal kelis aspektus, pavyzdžiui, ar jie bus vertinami pagal kainą, savalaikiškumą ir funkcijų tankumą, įsivaizduokite, kiek kiekviena iš šių savybių bus pasverta. Žinokite, kaip pasiūlymas, kuriame siūloma mažiausia kaina, bet ilgai laukti, bus lyginamas su pasiūlymu, kuris yra dvigubai brangesnis, bet užtrunka perpus trumpiau. Tai padės sumažinti painiavą ir stresą vėliau proceso metu.
Tiesą sakant, susėsti rašyti RFP gali būti gana neskausminga ir greita procedūra, kai jau bus padėti pagrindas. Įvade turėtų būti tik nurodyta, kodėl įmonė prašo pasiūlymų, ir apžvelgti likusią užklausą, įskaitant svarbius kriterijus ir terminus. RFP turėtų apimti tai, ką turi turėti laimėjęs pasiūlymas, po to norimos charakteristikos ir nugalėtojo pasirinkimo kriterijai, ypač jei yra nustatyti atrankos kriterijai. Be to, turėtų būti nurodyta laiko juosta, kurioje būtų nurodytos įvairios etaloninės datos ir galutinis terminas. Galiausiai, RFP turėtų suteikti pareiškėjams idėją, kas nutiks toliau, įskaitant tai, kiek laiko jie gali laukti, kol išgirs, ir ar neatrinkti asmenys gali tikėtis atsakymo.