Užduočių valdymo plano rašymas apima tikslų nustatymą, prioritetų išvardinimą, grafikų sudarymą ir alternatyvių planų kūrimą, kaip išspręsti nenumatytus nesklandumus. Kiekviena plano sritis turėtų būti aiškiai apibrėžta, kad būtų pateiktas veiklos planas, kuris atitiktų terminus ir atliktų paskirtą darbą. Užduočių valdymo planas gali apimti pažangos dokumentaciją kiekviename projekto etape, siekiant įvertinti, ar tikslai yra pasiekti. Ji taip pat turėtų nustatyti reikalingus išteklius ir leisti pranešti apie rezultatus.
Pirmasis žingsnis kuriant užduočių valdymo planą apibrėžia darbą, kuriam reikia dėmesio. Ji taip pat nustato kiekvienos užduoties terminus pagal dieną, savaitę ar mėnesį. Tikslų nustatymo plano dalyje aprašoma, kurie darbai turi būti atlikti per kiekvieną laikotarpį. Šiame lūkesčių sąraše gali būti skyrius apie problemas, kurios gali trukdyti laikytis terminų ir kaip šias problemas spręsti.
Prioritetų sąrašas paprastai padeda organizuoti projektą ir suteikia darbuotojams galimybę nustatyti užduotis, į kurias reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Neatidėliotinos užduotys apibrėžia darbus, kuriuos reikia atlikti nedelsiant, pvz., telefono skambučius ir atvykusius lankytojus. Svarbios užduotys gali apimti būsimo susitikimo ar pristatymo, turinčio įtakos įmonei, planavimą. Krizinėje situacijoje gali atsirasti neatidėliotinų ir svarbių darbų. Nesvarbios užduotys paprastai apima apsilankymą su bendradarbiais arba asmeninių reikalų tvarkymą darbe.
Kiekvienos užduoties planavimas yra dar vienas užduoties valdymo plano rašymo komponentas. Kiekvienam darbui, reikalingam visam projektui užbaigti, turėtų būti sudaryti terminai. Šie terminai turėtų būti realūs ir atsižvelgti į turimus finansinius ir žmogiškuosius išteklius. Ištekliai gali skirtis atsižvelgiant į projektą, atsižvelgiant į biudžeto apribojimus. Užduočių valdymo plane turėtų būti išanalizuoti reikalingi ištekliai ir nustatyti, ar įmonė nori investuoti į išteklius, kad atitiktų terminus.
Gali būti parengti atsarginiai planai, skirti išspręsti netikėtas iškilusias problemas. Užduočių valdymo planuose turėtų būti numatytos alternatyvios strategijos nenumatytiems įvykiams spręsti. Šie alternatyvūs planai parengia darbuotojus greitai spręsti problemas, nereikia iš naujo apibrėžti tikslų ar nustatyti naujų prioritetų.
Kai užduočių valdymo planas yra parašytas, jis turėtų būti pasidalintas su kolegomis, kurie kartu dirbs prie projekto. Jei planas reikalauja deleguoti darbus skirtingiems bendradarbiams ar skirtingiems organizacijos padaliniams, tuos klausimus galima išsiaiškinti aptarus planą. Šis procesas užtikrina, kad visi dirba pagal tą patį planą, kad pasiektų tikslus.
Paskutinis užduočių valdymo plano rengimo žingsnis apima pažangos stebėjimo metodą, ypač dideliuose projektuose, suskirstytuose į papildomas užduotis. Stebėdami pažangą, vadovai gali nustatyti sritis, kurioms reikia daugiau išteklių, kad darbas būtų tinkamas. Jie taip pat gali atrasti silpnąsias vietas pagal skyrių ar darbuotoją, kur darbas stringa.