Rašydama vadovo padėjėjo motyvacinį laišką, pareiškėja turėtų naudoti vieną puslapį, kad parodytų savo kanceliarinius įgūdžius, atkreiptų dėmesį į detales ir pateiktų konkrečius šių įgūdžių panaudojimo ankstesnėje darbo aplinkoje pavyzdžius. Šiuos tikslus galima pasiekti sukūrus unikalų firminį blanką tiek motyvaciniam laiškui, tiek gyvenimo aprašymui ir koreguojant pateiktus dokumentus, siekiant įsitikinti, kad juose nėra gramatinių ir rašybos klaidų. Laiškas gali būti nukreiptas žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovui arba asmeniui, vedančiam pokalbius, ir gali būti prašoma laiko ir vietos, kur pareiškėjas galėtų susitikti ir toliau aptarti būdus, kuriais jos įgūdžiai gali būti naudingi samdančiajai įmonei.
Vykdomojo padėjėjo pareigos paprastai apima bylų pildymą, faksogramų siuntimą, atsakymą į telefonų skambučius ir raštvedybos darbą kompiuteriu. Tokio tipo pareigos padeda patenkinti aukščiausios įmonės ar didelės korporacijos vadovybės poreikius. Įmonių viceprezidentai, vykdomieji pareigūnai ir finansų pareigūnai paprastai naudoja tokio tipo padėjėjus. Kai kuriose pareigose gali reikėti, kad vadovo padėjėjas taip pat pasirūpintų smulkiais asmeniniais vadovo reikalais, pvz., planuotų pietų rezervavimą, klientų paėmimą ir verslo pietų maitinimą.
Kai kreipiatės dėl tokio tipo pareigų, vadovo padėjėjo motyvacinis laiškas paprastai turėtų būti apribotas iki vieno puslapio. Laiško tikslas – supažindinti su samdos vadovu ir galbūt vadovu, kuriam bus atsakyta į pareigas. Išsamią informaciją, pvz., ankstesnį darbą, buvimo ankstesnėse darbovietėse trukmę ir išsilavinimą, galima pateikti pridedamame gyvenimo aprašyme, kurį, jei reikia, gali sudaryti du ar daugiau puslapių.
CV ir vadovo padėjėjo motyvacinis laiškas gali būti sukurti taip, kad papildytų vienas kitą stilingai. Pareiškėja gali naudoti pagrindinę žodžių redagavimo programinę įrangą, kad sukurtų firminį blanką, kuriame būtų nurodytas jos vardas, adresas, telefono numeris ir el. pašto adresas. Šį firminį blanką galima atspausdinti tiek gyvenimo aprašymo, tiek laiško viršuje, kad būtų sukurta vienoda išvaizda, kuri taip pat parodytų kandidato darbo kompiuteriu įgūdžius ir dėmesį detalėms.
Vadovo padėjėjo motyvacinis laiškas turėtų būti konkretus ir glaustas savo adresu, turiniu ir sveikinimu. Laiškas gali prasidėti kreipiantis konkrečiai į nuomos vadovą, jei tokia informacija yra, pvz., „Gerb. pone Gomezai“, arba į įmonės žmogiškųjų išteklių skyrių, jei pavardė nenurodyta. Kad būtų išvengta nereikalingo ilgio ir žodiškumo, vieno puslapio laiške paprastai yra nuo keturių iki penkių pastraipų, o kiekvienoje pastraipoje yra nuo trijų iki penkių sakinių. Paskutinėje pastraipoje pareiškėja gali paprašyti susitarti dėl konkretaus susitikimo laiko ir vietos, kur pokalbio metu būtų galima aptarti tolesnę jos kvalifikaciją. Tokio pobūdžio pareigos reikalauja išskirtinių kanceliarinių įgūdžių, todėl kandidatas turėtų keletą kartų perskaityti laišką, kad įsitikintų, jog nėra gramatinių ar rašybos klaidų.
Pareiškėjai gali būti naudinga pasinaudoti vadovo padėjėjo motyvaciniu laišku kaip galimybe pateikti savo darbo įgūdžių pavyzdį. Pavyzdys turėtų būti konkretus atvejis, kai pareiškėja naudojo įgūdžius, kurie yra tinkami naujam darbui, dėl kurio ji kreipiasi. Pavyzdžiui, jei naujos darbo kvalifikacijos apima tam tikros rūšies kompiuterinės programos žinias, kandidatė gali įtraukti pavyzdį, kaip ji naudojo tokio tipo programą, kad užbaigtų savo ankstesnio darbdavio pristatymą ar ataskaitų seriją. Pareiškėja taip pat gali išvardyti apdovanojimus ir bet kokį specialų pripažinimą, kurį ji galėjo gauti iš ankstesnės darbo patirties, susijusių su jos talentais ir įgūdžiais.