Augant įmonei ar organizacijai, vis svarbesnis tampa poreikis nustatyti pirkimų gaires. Pirkimas arba pirkimas – tai visų išlaidų paslaugoms ir prekėms valdymas. Kaip bendro verslo valdymo aspektas, tai yra pagrindinė funkcija, tiesiogiai susijusi su išlaidų ribojimu, išlaidų mažinimu ir pelno didinimu. Nors dauguma žmonių pirkimus sieja su didelėmis įmonėmis ir kelių milijonų dolerių sandoriais, pirkimų gairės gali padėti kiekvienai, tiek didelei, tiek mažai įmonei.
Pirkimų sritis yra tokia plati, kad geriausia ją suskirstyti į atskirus verslo procesus. Pagrindinės kategorijos yra: pardavėjo valdymas, sutartinės prekės ir paslaugos, mokėjimo sąlygos, slenksčiai ir pareigų atskyrimas. Be skirtingų verslo procesų nustatymo, norint parengti viešųjų pirkimų gaires, reikia atlikti tris elementus: nustatyti organizacinę struktūrą ir vaidmenis, įdiegti apskaitos kontrolę ir apibrėžti atskaitomybę bei atsakomybę už pirkimų procesus organizacijoje.
Standartinė viešųjų pirkimų gairių rengimo metodika yra gairių failų aplanko sukūrimas. Šiame failų aplanke sukurkite atskirą aplanką kiekvienam pagrindiniam verslo procesui. Kuriant gaires, sukurkite proceso vadovus skirtingiems procese dalyvaujantiems vaidmenims ir skyriams. Įtraukite skyrių apie priežiūros ir valdymo ataskaitas, taip pat srauto dokumentą, skirtą vyresniosios vadovybės peržiūrai. Visos gairės turėtų būti peržiūrėtos ir aptartos su paveiktomis sritimis ir pateiktos vyresniajai vadovybei peržiūrėti. Priėmus, visi naudotojai turi būti apmokyti, kaip įgyvendinti gaires.
Pirmiausia reikia peržiūrėti įvairių viešųjų pirkimų proceso dalyvių vaidmenis ir atsakomybę. Nurodykite, kas, ką, kur ir kodėl kiekvienam sandoriui, ir nustatykite inicijavimo tašką arba veiklą. Pavyzdžiui, kai skyriui reikalingos kanceliarinės prekės, kas atsakingas už šį procesą? Kaip jie nusprendžia, į kurį pardavėją kreiptis? Kokią maksimalią sumą jie gali išleisti ir kas patvirtina šį pirkinį? Visi šie klausimai yra svarbiausi rengiant viešųjų pirkimų gaires.
Apskaita suteikia standartinę išlaidų stebėjimo ir valdymo struktūrą. Pirkimo paraiškų, pirkimo užsakymų, citatų, sutarčių ir kitų pirkimo priemonių naudojimas turi įtakos apskaitos funkcijoms. Įprastos apskaitos kontrolės priemonės yra skirtos sukčiavimo rizikos mažinimui, geriausios vertės už dolerį gavimą, sutartų kainų ir sąlygų gavimą bei patvirtinimo leidimus. Šiuos elementus galima valdyti kompiuterizuotoje sistemoje, tačiau pirmiausia juos reikia apibrėžti verslo procesų gairėse.
Atskaitomybė ir atsakomybė yra pagrindinis pirkimų veiksnys. Dauguma organizacijų daugiausia dėmesio skiria pirkimo užsakymo ar sutarties vertei doleriais, tačiau gali nepastebėti visų tam tikrai prekei išleistų išlaidų. Tinkamos pareigos, atsakingos už derybas su tiekėju ir pirkimo užsakymų apdorojimą, nustatymas yra svarbus pirkimo gairių žingsnis.