Bet kurio darbuotojo įtraukimas į komandą gali sukelti nerimą, tačiau kai reikia pasirinkti asmeninį asistentą, reikia dar daugiau dėmesio. Asmeninis asistentas atstovauja darbdaviui. Paprastai asistentas priima skambučius, suplanuoja susitikimus ir dažnai veikia kaip ryšys tarp darbdavio ir kliento. Kaip pirmasis kontaktinis taškas, asistentas turi būti draugiškas, profesionalus ir gerai suvokti vertybes bei misiją, kurią įmonė nori projektuoti.
Norint pasirinkti asmeninį asistentą, pirmiausia reikia parengti pareigybės aprašymą su konkrečiomis užduotimis. Išvardykite viską, už ką bus atsakingas asmeninis asistentas, ir užsirašykite programinę įrangą ir programas, reikalingas užduotims atlikti. Suskirstykite pareigas pagal svarbą. Jei asistentas 60 % dienos praleidžia atnaujindamas žiniatinklio turinį, tuomet būtina pasirinkti padėjėją, gerai išmanantį internetą. Visi darbuotojai gali būti apmokyti, tačiau geriausia, jei asmeninio asistento stipriosios pusės tiesiogiai atitiktų didžiąją dalį užduočių. Retkarčiais atliekamų pareigų galima išmokti dirbant, neprarandant daug laiko mokymams.
Kitame sąraše turėtų būti nurodyta įmonės darbo etika. Kas svarbiausia? Būti laiku? Prisidedate prie komandos kūrybinių idėjų? Darbus baigti laiku? Pasirinkite asmeninį asistentą, kuris jau demonstruoja savybes ir požiūrį, kurį vertina įmonė. Iš anksto paruoškite tiriamuosius klausimus, kad išsiaiškintumėte kandidato darbo metodus ir pageidavimus.
Daugeliui darbdavių kyla pagunda pasirinkti asmeninį asistentą, turintį panašų išsilavinimą ir įgūdžius, nes jie jaučiasi patogiai susipažinę. Tai klaida. Asmeninio asistento idėja yra turėti žmogų, kuris pakeltų slogą ir prisidėtų prie komandos. Užuot samdę ką nors, turintį tą patį įgūdžių rinkinį, klauskite apie kitas kompetencijos sritis. Interviu klausimų apačioje išvardykite esamas silpnybes ir taip pat pasidomėkite tomis sritimis.
Norint pasirinkti asmeninį asistentą, galintį atlikti reikalingas technines užduotis, reikėtų pasinaudoti nemokamais internetiniais vertinimais. Vieno žmogaus „eksperto“ lygis programinėje įrangoje gali būti kito žmogaus „naujoko“ idėja. Nepamirškite apie bendravimo sritis. Ar asmeninis asistentas bendraus su klientais el. paštu ar kitais rašytinio susirašinėjimo būdais? Gaukite rašymo pavyzdį. Programinė įranga, biuro mašinos ir standartinės biuro procedūros gali būti mokomos, tačiau gali būti sunku tobulinti rašymo įgūdžius tiems, kurie iš prigimties nėra patenkinti bendravimu raštu. Rašybos klaidos, rašybos klaidos ir prasta gramatika yra didelis kliūtis klientui.
Taigi įvertinkite poreikius ir skirkite šiek tiek laiko darbo aprašymui. Nustatykite privalomus kriterijus, tada susiaurinkite kandidatus ir paprašykite testavimo. Pasitikėk savo instinktais. Jei kandidatų sąrašas buvo tinkamai susiaurintas, geriausi atrinkti asmenys greičiausiai turės visas svarbiausias savybes. Šiuo metu turėtumėte pasirinkti kandidatą, su kuriuo turite geriausius santykius.