Yra šimtai atsargų valdymo programinės įrangos, todėl būtina pasirinkti geriausią konkrečiam verslui. Supratimas, kokias funkcijas siūlo atsargų valdymo programinė įranga, pradinė kaina, visi pasikartojantys mokesčiai, programinės įrangos suderinamumas su dabartinėmis sistemomis ir jos mastelio keitimas yra veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti. Žinojimas, ko reikia įmonės verslui palaikyti, taip pat padės priimti tinkamą pirkimo sprendimą.
Įprastos šio tipo programinės įrangos funkcijos apima atsargų atsargų lygio stebėjimą, pirkimo užsakymų istoriją, dabartinę pirkimo užsakymo būseną ir standartines kainų lenteles. Kitos įtrauktos funkcijos gali būti: serijos numerio sekimas, automatinio pertvarkymo taškai, galiojimo datos sekimas, apimties kainų lentelės, keli sąnaudų metodai, atsargų atskyrimas keliose vietose ir komplektavimo arba medžiagų sąskaitų (BOM) proceso galimybės. Gali prireikti kai kurių arba visų šių funkcijų, atsižvelgiant į įmonės, kuri naudos programinę įrangą, tipą.
Kaina ir pasikartojantys mokesčiai yra kiti veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti sprendžiant, kurią inventoriaus programinę įrangą įsigyti. Kadangi pirkimo kaina bus sumokėta iš anksto, nustatykite, kiek laiko bus naudojama programinė įranga, kad apskaičiuotumėte metines išlaidas. Taip pat reikėtų peržiūrėti pasikartojančius mokesčius, tokius kaip licencijos mokesčiai, atnaujinimo mokesčiai ir trikčių šalinimo mokesčiai. Šių „priedų“ kainos labai skiriasi priklausomai nuo tiekėjo, todėl įmonės turėtų suprasti, kaip dažnai jų verslui gali tekti naudotis šiomis paslaugomis, kad nustatytų, kiek jos gali tikėtis mokėti.
Programinės įrangos suderinamumas su dabartinėmis sistemomis gali būti svarbiausias veiksnys sprendžiant, kaip pasirinkti geriausią atsargų valdymo programinę įrangą. Paprastai įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemose jau yra atsargų valdymo modulis. Jei įmonė nenaudoja ERP sistemų arba turi kitas sistemas, tokias kaip moksliniai tyrimai ir plėtra (MTEP), inžinerinių pokyčių sekimas, sandėlio valdymas ir finansų valdymas, kuriuos reikia įtraukti su nauja atsargų valdymo programine įranga, IT specialistas turėtų patikrinti suderinamumą. Jei esama ir nauja programinė įranga nesuderinamos, įmonė negaus visos naudos iš visos informacijos srauto iš vienos sistemos į kitą.
Mastelio keitimas yra dar vienas veiksnys, į kurį reikia atsižvelgti renkantis inventoriaus programinę įrangą. Atsižvelgiant į verslo dydį ir ateities planus, tam tikra programinė įranga gali būti geresnė nei kita. Pavyzdžiui, jei įmonė per trumpą laiką planuoja žymiai plėstis, ar programinė įranga galės palaikyti daug daugiau vartotojų ir duomenų failų? Svarbus sprendimų priėmimo proceso veiksnys yra užtikrinti, kad atsargų valdymo programinė įranga galėtų augti augant verslui.