Norint pasirinkti geriausią darbo eigos sistemą, gali būti naudinga pirmiausia sudaryti savo darbo eigos poreikių sąrašą. Kai išsiaiškinsite, kurios darbo eigos programos funkcijos jums gali būti naudingos, galbūt norėsite susipažinti su įvairių rūšių programine įranga rinkoje. Jei turite nustatyti biudžetą, tikriausiai turėtumėte naršyti tik tas programas, kurios siūlo jums reikalingas funkcijas ir kurios parduodamos už priimtiną kainą. Daugelis specialistų naudojasi prekybos ištekliais ir kolegų rekomendacijomis, kad surastų gerą reputaciją turinčią darbo eigos sistemą.
Darbo eiga aprašo procesą, per kurį dokumentas praeina, nuo jo įvedimo į sistemą iki jo užbaigimo momento. Pavyzdžiui, draudimo pramonėje darbo eiga gali apibūdinti etapų, per kuriuos perduodama žala, seriją. Procesas gali prasidėti tuo metu, kai klientas pateikia pretenziją, ir baigiasi, kai pretenzija atmetama arba patvirtinama. Darbo eigos sistema apibūdina modelį arba pagrindą, kuris vadovauja darbo eigos procesui.
Norėdami pasirinkti geriausią darbo eigos sistemą, turėtumėte nustatyti, iš kurių funkcijų galite gauti daugiausia naudos. Pirmas geras žingsnis gali būti dabartinės darbo eigos sistemos analizė. Nustatykite, kur procesus galima patobulinti ir kur jie sėkmingi. Daugelis vadovų pasirenka samdyti konsultantus, kurie gali pateikti vertingų atsiliepimų. Kai kurie konsultantai taip pat gali informuoti vadovus apie dabartines tendencijas ir technologinius laimėjimus, kurie gali turėti įtakos jų sprendimams.
Programinė įranga, teikianti darbo eigos paslaugas, yra nuo nemokamos iki brangios. Norint palengvinti darbo eigos sistemos pasirinkimo procesą, gali būti naudinga sukurti biudžetą. Nemokama programinė įranga dažniausiai yra atvirojo kodo ir ją dažnai naudoja mažesnės įmonės, turinčios pagrindinių poreikių. Didesnėms įmonėms ir įmonėms, kurioms taikomi sudėtingi darbo eigos reikalavimai, gali būti naudinga brangesnė programinė įranga, kuri gali palaikyti daugiau vartotojų ir pasiūlyti daug pažangių paslaugų.
Kai kurios bendrosios darbo eigos sistemos programinės įrangos funkcijos apima el. pašto paslaugas, kurios supaprastina bendravimą, ir šabloninius dokumentus, kurie gali padėti tam tikrų pramonės šakų specialistams sutaupyti laiko. Daugelis programų įrašo pastabas apie tai, kas gavo dokumentą ir kas jį pakeitė. Programos, skirtos pramonės šakoms, kuriose klientų bendravimas yra pagrindinis veiksnys, gali apimti klientų sąsajas, kuriomis klientai gali lengvai naudotis.
Jei pastebėsite, kad svarstote dvi darbo eigos programas, kurios atrodo gana panašios, gali būti naudinga naudoti prekybos išteklius, pvz., svetaines ir periodinius leidinius. Straipsniai ir apžvalgos apie darbo eigos pagrindines programas gali padėti sužinoti, kokios programinės įrangos rūšys yra dažniausiai naudojamos. Prekybos parodos ir kolegų rekomendacijos taip pat gali būti naudingi ištekliai.