Skaičiuoklės yra naudingos stebint išlaidas keliais lygiais. Jų stulpelių ir eilučių struktūra leidžia juos lengvai atspausdinti ir dalytis tarp suinteresuotų šalių. Norėdami gauti geriausią išlaidų skaičiuoklę, vartotojas pirmiausia turi apibrėžti lapo paskirtį ir norimus jo naudojimo rezultatus. Taip pat reikėtų atsižvelgti į visų vartotojų įgūdžių lygį. Kaina ir prieinamumas užbaigia galutinius geriausios išlaidų skaičiuoklės kriterijus.
Norėdami sekti namų išlaidas, biuro prekių parduotuvėse galima įsigyti planšetinių kompiuterių, kuriuos sudaro 25 arba 50 kasdienių išlaidų skaičiuoklės kopijų. Šiose formose yra vietos maitinimui, automobilio ridai, degalų pirkimui ir kitoms išlaidoms sekti. Kruopščiai naudodami šias formas, vartotojai gali tiksliai analizuoti dienos, savaitės ar kitų svarbių laikotarpių išlaidas. Formos yra nebrangios, jas lengva naudoti bet kur ir jos aiškiai pateikia rezultatus.
Popierinės skaičiuoklės kompiuterinės versijos siūlomos daugelio tipų sąskaitų valdymo programinėje įrangoje, skirtoje naudoti namuose ir biure. Šiose programose yra paprogramių, kurios valdo tas pačias išlaidas, bet prideda kategorijas, tokias kaip mokymo klasės ar uniformos. Tinklo vartotojai gali užpildyti formas internetu, o rezultatai sujungiami į įmonės apskaitos sistemą. Įjungus arba neprisijungus, išlaidų skaičiuoklė turi būti aiški ir nedviprasmiška. Sudėtingesnėse programose yra klaidų tikrinimo tvarka, kuri filtruoja vartotojo įvestį ir riboja klaidas.
Įmonių masto apskaitos programose dažnai neatsižvelgiama į projektų kontrolės būtinybę viduriniosios grandies vadovybės lygmenyje. Geros programos siūlo modulius, kurie lengvai renka projekto lygio duomenis, pateikia viduriniosios grandies vadovams ir susuka vertes į apskaitos modulius. Geriausios programos iš tikrųjų atskiria projekto valdymą nuo įmonės apskaitos, suteikdamos projekto ar padalinių vadovams galimybę patvirtinti ir pateikti išlaidas įmonės lygiui.
Tarp komercinių programinės įrangos paketų ir komercinių formų yra vartotojo sukurtos formos ir programos, naudojant komercines skaičiuoklių programas. Internete yra daug šablonų, kuriuos vartotojas gali pritaikyti. Išlaidų skaičiuoklės gali būti sujungtos, kad būtų pateikta įvestis į kitą programą.
Daugelio išlaidų skaičiuoklės nepavyksta efektyviai įgyvendinti, nes ji yra pernelyg sudėtinga. Atlygis už paprastas skaičiuokles, kol renkama svarbi informacija, yra didesnis atitikimas ir tikslumas. Siekdamos užkirsti kelią piktnaudžiavimui, įmonės dažnai renka įvairią informaciją, kuri iš tikrųjų nėra peržiūrima ar naudinga.
Vaikai gali būti mokomi sekti savo drabužių ar pramogų išlaidas ruošiantis sudėtingesnėms finansų valdymo užduotims. Pajamos paprastai yra fiksuotos šeimai, o biudžeto išlaidų pusė dažnai yra vienintelis elementas, kurį galima valdyti. Vaikai gali sudaryti savo išlaidų skaičiuoklę ant paprasto, linijinio popieriaus ir žengti pirmąjį žingsnį finansinės nepriklausomybės link.