Tikslumas ir išsamumas yra svarbi statybos kainos nustatymo dalis. Pasiūlymų programinė įranga gali padėti planuoti ir organizuoti įvairius pasiūlymo aspektus, įskaitant darbų įvertinimą, išlaidų stebėjimą ir subrangovų klausimų detalizavimą. Ieškodami pasiūlymų programinės įrangos, būtinai pasirinkite programinę įrangą, galinčią ruošti dokumentus, apdoroti pirkimo užsakymus, palengvinti apskaitą ir archyvuoti ankstesnius darbus.
Dokumentų rengimas yra funkcija, kurią tikriausiai įvertinsite pasiūlymo programinėje įrangoje. Vykdydami statybos darbus beveik neabejotinai turėsite parengti grafikus, laiškus, sutartis, ataskaitas ir keisti užsakymų formas. Gerų pasiūlymų programinė įranga suteiks jums pritaikytas ataskaitas, kalendorių su planavimo sistema, sutarčių ir laiškų biblioteką bei pakeitimų užsakymų apdorojimo formas. Ji taip pat turėtų pasiūlyti kitų funkcijų, tokių kaip projekto sričių ir darbo etapų analizė.
Apskaita yra kažkas, dėl ko nerimauja visi rangovai. Puiki pasiūlymų programinė įranga turi funkcijų, leidžiančių stebėti kiekvieną darbo kainos etapą, teikiant skaičiavimo galimybes, konvertavimo programas, centralizuotą sąnaudų lentelę, kurioje pateikiama informacija apie mazgus ir susijusius elementus, padedančius palyginti subrangovų ir tiekėjų kainas. Papildomi apskaitos įrankiai gali apimti funkcijas, leidžiančias eksportuoti apskaitos informaciją apie tam tikrą darbą į trečiosios šalies apskaitos sistemą. Tačiau šios apskaitos sistemos turi būti suderinamos su jūsų programine įranga.
Nepriekaištingų įrašų laikymas neabejotinai vaidina svarbų vaidmenį apskaičiuojant darbą. Konkrečių išlaidų priskyrimas tam tikriems padaliniams, kad tiksliai žinotumėte, kur nukeliavo pinigai; atskirų projektų, klientų, pardavėjų ir tiekėjų duomenų bazių laikymas; o finansinės informacijos importavimas ir eksportavimas į išlaidų knygą gali tik padėti suprasti pelningo darbo pasiūlymo sudarymo sudėtingumą. Tinkama pasiūlymo programinė įranga taip pat gali pasiūlyti daugiau techninių duomenų apsaugos metodų, tokių kaip automatinis, vidinis atsarginis kopijavimas ir atkūrimo funkcijos.
Jei pirmą kartą naudojate kainų siūlymo programinę įrangą, tikriausiai norėsite išmokti naršyti programinėje įrangoje ir išspręsti visas galinčias kilti problemas. Prieš įsigydami programinę įrangą, būtinai peržiūrėkite visas jums prieinamas programinės įrangos funkcijų demonstracijas internete; juos galima rasti gamintojų svetainėse. Būdami ten susipažinkite su siūlomomis mokymo galimybėmis. Mokymai gali būti teikiami per svetainę arba per pačią programinę įrangą. Gera programinė įranga visada turės techninį palaikymą, su kuriuo bus galima susisiekti el. paštu arba paskambinus nemokamu telefono numeriu, o atsakymo laikas turėtų būti greitas.