Kriterijai, pagal kuriuos pasirenkama geriausia pirkimo užsakymų duomenų bazė, apima specifinius jūsų verslo poreikius, naudojimo paprastumą, sistemos reikalavimus ir kainą. Pagrindinis pirkimo užsakymų duomenų bazės tikslas arba funkcija yra sekti ir saugoti pirkimo užsakymus elektroniniu būdu, supaprastinant procesą, kad būtų galima efektyviau valdyti pirkimo užsakymus. Užuot jūs ar jūsų pirkimo užsakymų vadybininkas stebėkite šimtus ar tūkstančius popierinių pirkimo užsakymų, geriausia pirkimo užsakymų duomenų bazės sistema padės atlikti darbą efektyviau ir tiksliau. Kadangi pirkimo užsakymas yra teisiškai įpareigojanti sutartis tarp kliento ir tiekėjo arba pirkėjo ir pardavėjo, tikslumas yra būtinas norint apibrėžti sandorio sąlygas.
Be pirkimo užsakymų stebėjimo centralizuotoje vietoje ir patikimos operacijų istorijos saugojimo, pirkimo užsakymų duomenų bazės suteikia papildomų privalumų. Tarp jų yra integruotos audito ir peržiūros funkcijos bei darbo eigos vykdymas, leidžiantis prireikus atnaujinti ir pataisyti. Kokybiškos duomenų bazių sistemos taip pat leidžia atlikti duomenų valymą, kad būtų pašalintos tokios klaidos, kaip pasikartojantys įrašai. Bendri geriausios pirkimo užsakymų duomenų bazės sistemos parinkimo ir įdiegimo rezultatai turėtų būti efektyvumo ir našumo padidėjimas.
Atsižvelkite į jūsų įmonės verslo tipą, kad galėtumėte nustatyti, kuri pirkimo užsakymų duomenų bazė jums yra geriausia. Pavyzdžiui, jums gali prireikti duomenų bazės, kad galėtumėte tvarkyti įmonės pirkimo užsakymo arba atsargų pirkimo užsakymo operacijas. Pirmasis yra tinkamiausias įmonėms, kurios užsako prekes ar paslaugas iš pardavėjų. Pastarasis labiausiai tinka atsargas tvarkančioms įmonėms, nes turi sekti pirkimus ir pardavimus, kad išlaikytų tikslų atsargų lygį.
Naudojimo paprastumas, atributas, kitaip vadinamas „patogumu vartotojui“, yra dar vienas svarbus aspektas renkantis geriausią jūsų verslui pirkimo užsakymų duomenų bazę. Pasirinkite tą, kuriame yra mokymo programos arba vedliai, kurie padės išmokti kuo greičiau ir paprasčiau nustatyti ir įdiegti duomenų bazių sistemą. Venkite sudėtingų sąsajų ir programinės įrangos, kuri neturi tinkamų funkcijų; pasirinkta duomenų bazių sistema turėtų palengvinti, o ne trukdyti jums tobulinti pirkimo užsakymų valdymą jūsų versle.
Jūsų pirkimo užsakymų duomenų bazės sistemos reikalavimai turi būti suderinami su dabartine kompiuterine sistema, kad sutaupytumėte laiko ir pinigų. Pavyzdžiui, peržiūrėkite reikalavimus operacinei sistemai, platformai, procesoriui ir atminčiai, kad nustatytumėte, ar duomenų bazė būtų suderinama ir tinkamai veikia jūsų sistemoje. Taip pat svarbu peržiūrėti savo įmonės biudžetą, kad išsiaiškintumėte, ką galite sau leisti patogiai ir vis tiek gauti geriausią savo verslo pirkimo užsakymų duomenų bazę.