Geriausias sąskaitos faktūros formatas yra toks, kuris suteikia kuo daugiau informacijos ir aiškumo tiek sąskaitą faktūrą surašančiai įmonei ar individualiam savininkui, tiek sąskaitą faktūrą gaunančiam asmeniui ar organizacijai. Kai kuri iš svarbiausios informacijos, kurią reikia įtraukti į sąskaitą faktūrą, apima visą apmokestinamą sumą, taip pat išsamią produktų ar paslaugų, iš kurių gaunama ši suma, ataskaitą. Jei yra kokių nors kitų mokesčių, mokesčių ar rinkliavų, kurie taip pat įskaičiuojami į bendrą sąskaitos faktūros sumą, jie taip pat turėtų būti nurodyti išsamioje mokesčių sąskaitoje. Be to, svarbu įsitikinti, kad yra aiški informacija apie tai, kaip sąskaita faktūra turi būti apmokėta, ar yra mokėjimo plano parinkčių arba pasirinkimų, susijusių su priimtinais mokėjimo tipais ir mokėjimo terminu, iki kada bus sumokėti mokesčiai. sąskaita faktūra turi būti apmokėta.
Kai kuriais atvejais sąskaitos faktūros formatas gali būti labai paprastas. Pavyzdžiui, laisvai samdoma rašytoja, išrašanti sąskaitas žurnalui už suteiktas paslaugas, sąskaitoje faktūroje gali nurodyti tik šiuos duomenis: jos vardą ir pavardę, adresą, vieną eilutę apie suteiktas paslaugas ir susijusį mokestį bei informaciją apie tai, kaip žurnalas gali jai sumokėti už paslaugas. Kita vertus, statybinių medžiagų tiekėjui gali tekti naudoti labai išsamų ir pažangų formatą, atsiskaitydamas rangovui už dangoraižio tiekimą.
Daugeliu atvejų įmonės gali sukurti vieną sąskaitos faktūros formatą, kuris bus naudojamas beveik kiekvienai operacijai. Dėl to sąskaitų faktūrų išrašymo procesas yra daug lengvesnis ir racionalesnis. Jei yra klientų, kuriems reikia papildomos informacijos sąskaitoje faktūroje, ji gali būti įtraukta į skyrių „Pastabos“, kurią galima pridėti prie sąskaitos faktūros formato. Atsižvelgiant į įvairių įmonės klientų poreikius ir teikiamų paslaugų spektrą, įmonei gali tekti naudoti daugiau nei vieną sąskaitos faktūros formatą. Esant tokiai situacijai, svarbu naudoti kuo mažiau formatų, kad procesas būtų supaprastintas ir informacija būtų kuo tvarkingesnė.
Įmonės gali pradėti nuo paprasto sąskaitos faktūros formato ir koreguoti formatą, kad atitiktų savo specifinius poreikius, kylančius laikui bėgant. Tai dažnai yra geriausias būdas rasti geriausią įmonės sąskaitos faktūros formatą. Tačiau norint pradėti, yra keletas įmonių, parduodančių pagrindinius sąskaitų faktūrų formatus. Kai kuriuos galima gauti nemokamai naudojant teksto apdorojimo programinę įrangą.