Daugybė specialistų naudoja transkripcijos sistemą, kad užsirašytų pastabas apie darbą ar tyrimus, o pasirinkus tinkamą sistemą diktantai bus lengvai kuriami ir naudojami. Valdymo įrenginiai naudojami kartu su transkripcijos sistema, tačiau yra daug įvairių valdiklių, tokių kaip kojiniai pedalai ir rankiniai įrašymo įrenginiai. Tradiciniai diktantai leidžia tik garsą arba tekstą, o skaitmeniniai diktantai gali priimti skaitmeninių failų priedus. Dauguma profesionalų dalijasi diktavimais su kitais specialistais, todėl bendrinimo funkcijos gali padėti supaprastinti šį procesą. Diktuojant dažnai klystama, todėl vientisas redaktorius padės išspręsti šias problemas.
Kad vartotojai galėtų pradėti ir sustabdyti diktantą, dauguma transkripcijos sistemos programų siūlo valdiklį, tačiau yra daug skirtingų valdiklių. Labiausiai paplitę yra rankiniai prietaisai, pedalai ir ausinės. Vartotojai turėtų atsižvelgti į savo darbo sąlygas ir tai, koks valdiklis būtų saugiausias ir patogiausias naudoti. Pavyzdžiui, rankiniai įrenginiai tinka naudotojams, sėdintiems prie stalo, kojiniai pedalai – tiems, kurie dažnai turi medžiagų ant rankų arba kurių rankos dažnai nėra laisvos, o ausinės – tiems, kurie juda.
Kai kuriems profesionalams gali būti naudinga galimybė pridėti failą prie diktanto. Skirtingai nuo tradicinio diktanto, kuris siūlo tik garsą arba tekstą, tai leidžia vartotojams dalytis paveikslėliais, tekstiniais dokumentais ir kitais failais, kurie padės paaiškinti ar paaiškinti diktantą. Tuo pačiu metu vartotojai, kuriems reikia tik garso transkripcijos sistemos, gali sutaupyti pinigų, negavę šios funkcijos.
Tarp daugelio profesionalų, įskaitant teisininkus, gydytojus ir tyrėjus, įprasta dalytis diktatais su kitais žmonėmis, dirbančiais tame pačiame projekte. Jei to reikia, vartotojai turėtų pasirinkti transkripcijos sistemą, kuri leistų lengvai dalytis. Įprastos funkcijos, padedančios bendrinti, yra galimybė siųsti diktantus el. paštu ir įkelti diktantus į svetaines.
Nors dauguma vartotojų stengiasi jų išvengti, diktant dažnai pasitaiko klaidų. Kad šios klaidos netrukdytų diktavimo kokybei, gali padėti sklandaus redagavimo funkcija. Tai leidžia vartotojams ištaisyti klaidas nesukeliant pastebimo garso skirtumo, todėl atrodo, kad klaidų nebuvo. Yra ir redagavimo įrankių, kuriuos galima naudoti baigus diktuoti, ir tiesioginio redagavimo įrankių, leidžiančių vartotojams atsukti ir pakeisti diktantą. Redagavimo įrankiai paprastai yra standartiniai, tačiau kai kurios transkripcijos sistemos programos gali juos pasiūlyti tik su aukščiausios kokybės sistemos versijomis.