Kai atsakote į užklausą dėl pasiūlymo (RFP), turite daug dėmesio skirti savo verslo pasiūlymo formatui. Tinkamo formato pasirinkimas gali labai padidinti jūsų galimybes laimėti sutartį. Netinkamo pasiūlymo pasirinkimas gali reikšti, kad net ir idealus pasiūlymas nepavyks.
Svarbiausia taisyklė yra laikytis RFP patarimų. Turėtumėte įsitikinti, kad laikotės visų konkrečių nurodymų dėl pasiūlymo formato. Tai iš dalies yra mandagumas, nes tai padės užtikrinti, kad organizacija pateiktų visus konkuruojančius pasiūlymus panašiu formatu, kad būtų lengviau juos palyginti. Dar svarbiau, kad reikiamo formato pateikimas rodo, kad esate pasirengęs dėti pastangas ir laikytis tikslių nurodymų. Jei nesate anksčiau dirbę su organizacija arba turite ypač tvirtą reputaciją, tai yra vienas iš efektyviausių būdų parodyti, kad galėsite laikytis paties projekto vykdymo reikalavimų, jei jums bus paskirta sutartis.
Vienas verslo pasiūlymo formatas, į kurį beveik neabejotinai bus įtraukta visa svarbi informacija, yra penki W – arba, griežtai tariant, penki W ir H. Šis formatas atsako į šešis pagrindinius klausimus apie jūsų pasiūlymą. Formatas kilęs iš Rudyardo Kiplingo eilėraščio, kuris pradedamas detalizuojant šešis klausimus: „Aš laikau šešis sąžiningus tarnautojus; jie išmokė mane visko, ką žinojau. Jų vardai yra kas ir kodėl, kada, kaip, kur ir kas.
Yra keletas konkrečių punktų, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį nustatant verslo pasiūlymo formatą vyriausybės sutarčiai. Svarbiausia yra tai, kad turite laikytis visko, kas nurodyta RFP. Taip yra todėl, kad vyriausybinės agentūros paprastai turi laikytis griežtų taisyklių, kaip pasirinkti geriausią pasiūlymą, kad išvengtų kaltinimų dėl netinkamo šališkumo.
Taip pat verta atkreipti dėmesį į dokumentą, pavadintą „darbo ataskaita“, kuris pridedamas prie RFP ir kuriame paaiškinami laimėjusio pasiūlymo atrankos kriterijai. Pasirinkę verslo pasiūlymo formatą, pritaikytą pagal šiuos kriterijus, galite padidinti savo galimybes būti atrinktam. Kad ir kurį formatą pasirinktumėte, ypač svarbu įsitikinti, kad laikotės pateikimo termino, nes vyriausybinėms agentūroms paprastai neleidžiama apsispręsti dėl pavėluoto pateikimo.
Nesvarbu, ar rašote verslo pasiūlymą vyriausybinei organizacijai, ar privačiai įmonei, turėtumėte įsitikinti, kad tai ne tik parodo, kad atitinkate kriterijus. Kadangi kiti konkurso dalyviai taip pat gali tai padaryti, turite parodyti, kokią papildomą vertę jūsų pasiūlymas gali pasiūlyti organizacijai. Tai gali būti atsiliepimai apie ankstesnius projektus, apdovanojimai, kuriuos laimėjote už savo darbą, ir visa kita, kas rodo, kad esate geresni už konkurentus, o ne tik tokio paties lygio.