Posėdžio protokolas yra rašytinis pagrindinių posėdžio metu aptartų temų ir sprendimų protokolas. Oficialiame direktorių valdybos posėdyje valdybos sekretorius paprastai yra atsakingas už posėdžio protokolų, kurie vėliau laikomi svarbiais teisiniais dokumentais, įrašymą. Daugelis posėdžių prasideda paskutinio posėdžio protokolo peržiūra, kuri yra svarbi posėdžio darbotvarkės dalis. Jei susirinkimo dalyviai sutinka, kad tie protokolai tiksliai atspindi tai, kas įvyko per paskutinį posėdį, jie oficialiai patvirtinami einamajame susirinkime.
Asmuo, atsakingas už posėdžio protokolų registravimą, dažnai užrašo svarbiausius momentus, kai jie įvyksta susitikimo metu, pvz., kokios svarbios temos buvo aptartos, kokie svarbūs teiginiai ir klausimai buvo iškelti ir kas iškėlė, kokie veiksmai ar užduotys kilo posėdyje ir kam jie buvo priskirti. Tada šie užrašai, parašyti stenografiškai, įvedami į oficialų dokumentą, kartais kito asmens, o ne užrašytojo, ir dokumentas saugomas kaip susirinkimo eigos įrašas. Asmuo, kuriam paskirtas protokoluoti, kartais taip pat įrašo susitikimą į magnetofoną, užuot rašęs užrašus ranka arba be jo. Tada juosta gali būti prijungta prie diktofono, kad įrašas būtų perrašytas į oficialų protokolo dokumentą.
Oficialus susirinkimo protokolo dokumentas paprastai pradedamas nurodant įmonės ar organizacijos pavadinimą; susirinkimo vieta, laikas ir data; ir susirinkime dalyvaujančių asmenų (dalyvių) sąrašas. Toliau protokole pastraipos arba punkto forma turi būti nurodyta, kurios temos buvo aptartos posėdyje, surašyta tokia tvarka, kokia jos buvo aptartos. Kai asmuo pateikia svarbų dalyką, kalbėtojo vardas ir pavardė turi būti priskirti taškui taip, kaip jis įrašytas protokole. Kalbėjo minties perfrazavimas paprastai yra priimtinas minutėmis vietoj pažodinių citatų.
Kadangi ne viskas, kas buvo pasakyta susirinkimo metu, gali būti arba turėtų būti įtraukta į protokolą, gera nykščio taisyklė yra užtikrinti, kad bet kokie organizacijos priimti oficialūs sprendimai ir nutarimai būtų teikiami aukščiausiu prioritetu. Į susirinkimo protokolą taip pat turi būti įtrauktos visos finansinės ataskaitos ar pareiškimai, kurie buvo pateikti susirinkimo metu, arba aptarti teisiniai klausimai.