Kaip sekti audito seką?

Audito seka yra dokumentų, patvirtinančių žurnalo įrašą arba verslo operaciją, įrašytą į įmonės didžiąją knygą, serija. Buhalteriai ar auditoriai seka dokumentų seką, siekdami įrodyti, kad apskaitos įrašai yra laiku, pagrįsti ir aktualūs. Norėdami sekti audito seką, buhalteriai turi nustatyti operaciją, peržiūrėti patvirtinamuosius dokumentus ir užtikrinti, kad kiekviena žurnalo įrašo sąskaita būtų teisinga. Kompiuterizuota apskaitos programinė įranga papildo šį procesą dar vienu sluoksniu. Dažnai galima įsigyti elektroninį antspaudą, kuris identifikuoja, kuris asmuo paskelbė įrašą didžiojoje knygoje.

Auditas apima apskaitos informacijos peržiūrą, siekiant įrodyti, kad ji yra tiksli ir teisinga. Tam tikros operacijos, pvz., susijusios su grynaisiais pinigais, gautinomis sumomis ir atsargomis, gali būti labiau jautrios darbuotojų sukčiavimui ar piktnaudžiavimui. Auditorius žiūri į šias operacijas ir seka audito seką, kurioje išsamiai aprašomas operacijos tikslas ir ketinimas. Seka leidžia auditoriams įsitikinti, ar įrašas galioja, ar ne. Šio proceso metu taip pat aptinkamos matematinių skaičiavimų klaidos.

Sandorio įsigijimas yra kitas žingsnis. Auditoriai turi surinkti originalius susijusio sandorio dokumentus ir peržiūrėti atskirus dokumentus. Tai leidžia auditoriams nustatyti sandorio datą, tipą ir tikslą. Šios peržiūros tikslas dažnai yra buhalteriai, kurie įrašo operacijas į neteisingą apskaitos laikotarpį. Šioje audito sekos dalyje taip pat gali būti kitų klaidų.

Peržiūrėję buhalteriai žiūri į įmonės didžiąją knygą ir kitas apskaitos knygas. Auditoriai tikrina, ar yra tikslūs skaičiai ir teisingos knygos sąskaitos, kad įsitikintų, jog dokumentuose esanti informacija yra teisingai. Jei žurnalo įrašui reikėjo atlikti išsamų skaičiavimą, auditoriai perskaičiuoja informaciją, kad užtikrintų tikslumą. Itin detalūs sandoriai gali reikalauti, kad auditoriai apklaustų sandorį paskelbusį buhalterį. Šis asmuo turėtų inicijuoti žurnalo įrašo dokumentus kaip audito sekos proceso dalį.

Elektroninės apskaitos sistemos suteikia papildomą audito sekos proceso lygmenį. Dauguma kompiuterizuotų apskaitos sistemų pateikia momentinį įrašą, kas paskelbė ar pakoregavo įrašą įmonės didžiojoje knygoje. Duomenys apima pavadinimą, duomenis, laiką, aprašymą ir kitą informaciją, priklausomai nuo sistemos. Auditoriai gali prisijungti prie įmonės elektroninės didžiosios knygos, peržiūrėti šiuos audito sekų įrašus ir iš šių duomenų gauti operacijas. Auditoriai gali lengviau sekti audito seką, kai įmonės turi šį elektroninį, nereguliuojamą audito seką.