Klientų pasitenkinimo stebėjimas yra nuolatinis procesas. Geriausias būdas nustatyti klientų pasitenkinimo pokyčius ar pokyčius – reguliariai atlikti apklausas ir analizuoti rezultatus. Kiti metodai, kuriuos galima naudoti klientų pasitenkinimui stebėti, yra reguliarus tikslinių grupių naudojimas, klientų aptarnavimo atstovams pateiktų skundų skaičiaus ir tipų registravimas ir komunikacijos per socialinius tinklus atidarymas. Nors kiekvienas metodas yra naudingas norint stebėti klientų pasitenkinimo lygį, įrankių derinys gali duoti tiksliausius ir tiksliausius rezultatus.
Apklausų naudojimas kaip klientų pasitenkinimo stebėjimo įrankis dažnai yra ekonomiškiausias ir tiksliausias būdas nustatyti, ar pasitenkinimas pasikeitė. Teisingai atlikta apklausa gali suteikti verslui tikslų supratimą apie klientų suvokimą ir požiūrį į jos produktus ar paslaugas. Klausimai turi būti kruopščiai atrenkami, kad gautumėte reikiamos informacijos ir nesuklaidintumėte apklausoje dalyvaujančių klientų. Apklausos taip pat turėtų apimti kokybinius ir kiekybinius duomenis, kad informaciją būtų galima lengvai analizuoti, naudojant atvirus klausimus saikingai.
Įmonės gali veiksmingai stebėti klientų pasitenkinimą, reguliariai atlikdamos apklausas, kad įvertintų pasitenkinimo lygio pokyčius. Šios apklausos turėtų būti strategiškai pritaikytos konkrečiam verslui ar produktui, apimti kiekybinius ir kokybinius klausimus ir būti suformatuotos taip, kad būtų lengva analizuoti. Kai klientai baigia apklausas, jos turėtų būti oficialiai peržiūrėtos ir išanalizuotas, siekiant nustatyti, ar nepasitenkinimas nepasikeitė, ir sritis, kuriose būtų galima patobulinti.
Priklausomai nuo verslo ir produkto pobūdžio, klientų pasitenkinimo tyrimas turėtų būti atliekamas kas mėnesį, kas ketvirtį arba kasmet. Kuo daugiau pramonės, verslo ar produkto pokyčių per metus, tuo dažniau reikėtų atlikti klientų pasitenkinimo tyrimą. Apklausų atlikimas trumpais intervalais yra naudingas net tada, kai verslas nesikeičia dažnai, nes konkurentai galėjo pradėti teikti klientams geresnius produktus ar paslaugas.
Užbaigus apklausas, jos turėtų būti suskirstytos į duomenų bazę, kuri leistų jas lengvai pasiekti analizei. Apklausų rezultatus turėtų peržiūrėti aukščiausioji vadovybė, kad nustatytų, ką galima padaryti, jei klientų pasitenkinimas negerėja ar net mažėja. Tai gali paskatinti įgyvendinti pakeitimus ir stebėti klientų pasitenkinimo lygį, siekiant nustatyti, ar pakeitimai buvo sėkmingi. Pavyzdžiui, jei tyrimo metu daroma išvada, kad klientai nepatenkinti įmonės galimybe greitai išsiųsti užsakymus, vėliau įmonė gali atlikti antrą tyrimą, kad nustatytų, ar klientai dabar patenkinti galimybe greičiau išsiųsti užsakymus.