IT biudžeto sudarymas gali užtrukti daugiau laiko ir apmąstymų nei kiti kitų metų fiskalinio plano elementai. Nors kai kurios išlaidos yra fiksuotos, daugelį reikės įvertinti. Pavyzdžiui, tokias išlaidas kaip prieiga prie interneto lengva numatyti, nes tikriausiai turėsite fiksuotą tarifą. Remonto ir priežiūros išlaidas dažnai reikia įvertinti, nes niekada nežinote, kokia įranga suges ar ją reikės atnaujinti. . Planuokite daugiau laiko skirti IT biudžetui, nes tai gali padėti išvengti nemalonių staigmenų per ateinančius kelis ketvirčius.
Paprasčiausios IT biudžeto dalys yra fiksuotos išlaidos. Tai yra bet kokie daiktai, kurių kainą žinote ir galite pateikti beveik tikslų skaičių. Fiksuotų išlaidų elementai dažnai apima telefono, interneto ir fakso paslaugas. Jei turite svetainę, galėsite sužinoti savo domeno prieglobos mokesčius ateinančiais metais. Tada norėsite išsiaiškinti brangiausius IT biudžeto elementus. Pabandykite nustatyti, ar jums reikės naujų kompiuterių, tinklo serverių ar kitų technologijų atnaujinimų. Įsitikinkite, kad įtraukėte visus laukiamus technologijos naujinimus ir programinės įrangos naujinimus. Jei turite samdyti specialistą, kad įdiegtumėte bet kurį iš naujų atnaujinimų, įtraukite pakankamai lėšų šiam darbui.
Priežiūra ir remontas yra dar vienas svarbus IT biudžeto aspektas. Nors negalite numatyti, kada technologijos dalis suges, galite būti tikri, kad tai įvyks tam tikru jos gyvavimo ciklo momentu. Būtinai būkite atsargūs, kai kalbama apie techninės priežiūros ir remonto išlaidas IT biudžete. Įtraukite grynųjų pinigų, kurie bus atidėti dalimis mokėti, taip pat pinigų techniko atlyginimui sumokėti, jei reikės. Kiekvienam elementui, kurį įtraukėte į savo biudžetą, pirmiausia peržiūrėkite praėjusių finansinių metų išlaidas, kad galėtumėte geriau įvertinti.
Į jūsų IT biudžetą taip pat turėtų būti įtraukti atlyginimai visiems darbuotojams, kurie dirba su informacinėmis technologijomis. Jei kuris nors darbuotojas tikėjosi atlyginimų padidinimo, būtinai tam skirkite biudžetą. Jei turite IT skyrių, jums gali tekti atsiskaityti už viršvalandžius, nes įprastomis darbo valandomis atlikti atnaujinimus ar kitas priežiūros užduotis gali būti nepatogu. Nepamirškite pridėti pagalvės bet kokiems naujiems vyriausybės mandatams, pvz., papildomiems mokesčiams ir sveikatos draudimo išlaidoms.