Darbo užmokesčio numeris yra konkreti informacija, naudojama įmonės darbo užmokesčio apskaitos sistemoje. Numeris leidžia įmonei sekti darbuotojus naudojant numerį, o ne vardą ar kitą identifikatorių. Paprastai tai yra vidinė informacija, kurią įmonė sukuria naudodama savo darbo užmokesčio apskaitos programinę įrangą. Įmonė gali sukurti savo raidžių ir skaičių kombinaciją arba leisti programinei įrangai pačiai kurti skaičius. Kuriant skaičių turėtų būti pateikti skaičiai, leidžiantys įmonei atskirti darbuotojus pagal vien skaičių.
Dauguma darbo užmokesčio apskaitos paslaugų ar programinės įrangos leidžia įmonei kiekvienam darbuotojui susikurti savo darbo užmokesčio apskaitos numerį. Dėl šio lankstumo įmonė turėtų apsvarstyti galimybę naudoti aprašomąjį priešdėlį kiekvienai darbuotojų grupei. Pavyzdžiui, viena iš galimybių yra naudoti tris skaitmenis arba raides skyriui apibrėžti. Raidės ACC arba skaičiai 200 gali žymėti buhalteriją; PRO arba 300 gali būti gamybos skyrius. Šiose kategorijose taip pat gali būti pogrupių, jei įmonė nusprendžia naudoti numerį.
Kai įmonė nusprendžia dėl darbo užmokesčio numerio priešdėlio, likę skaičiai paprastai patenka į eilę. Pavyzdžiui, ACC00001 gali būti atskaitos taškas darbo užmokesčio numeriams apskaitos skyriuje. Antroje skaičiaus pusėje gali būti tiek skaitmenų, kiek reikia, kad apimtų visus skyriaus darbuotojus. Kiekvienas visų skyrių skaičius paprastai turi tą patį raidžių ir skaičių derinį. Norint nesupainioti darbo užmokesčio sistemos, būtina turėti tą patį derinio dydį.
Žmogiškųjų išteklių skyrius dažnai yra atsakingas už šio numerio sukūrimą. Kai kuriais atvejais, priskiriant numerius, žmogiškųjų išteklių skyriui gali prireikti savininko arba vykdomosios vadovybės patvirtinimo. Tai leidžia savininkams ir vadovams turėti įtakos informacijai, kuri yra darbo užmokesčio sąraše. Aukštesnioji vadovybė taip pat gali turėti informacijos apie tai, kaip sukurti skaičius arba kaip juos naudoti įmonėje. Patvirtinimas taip pat gali būti reikalingas, jei įmonė steigia naują darbo užmokesčio sistemos skyrių.
Įmonei, kuri naudojasi darbo užmokesčio užsakomųjų paslaugų paslauga, gali nereikėti kurti darbo užmokesčio numerio. Užsakomųjų paslaugų įmonė tai padarys pati pagal savo darbo užmokesčio sistemą. Įmonės tiesiog įveda darbo užmokesčio numerį, kuris sutampa su užsakomosios įmonės darbo užmokesčio sąrašu. Darbo užmokesčio apskaitos tarnyba atlieka didžiąją dalį darbo užmokesčio apskaitos užduočių, suteikdama jiems galimybę ir laisvę kurti darbo užmokesčio apskaitos numerius. Visai korespondencijai ir informacijai apie darbuotoją paprastai reikia naudoti šį numerį.