Norėdami sukurti el. pašto saugojimo politiką, pirmiausia turite nurodyti priežastį, dėl kurios rašote politiką – siekdami laikytis teisinių reikalavimų, išsaugoti verslo dokumentus patvirtinančius dokumentus arba užtikrinti, kad svarbi informacija nebūtų prarasta. Dokumente taip pat turėtų būti paaiškinta, kuriems darbuotojams politika turi įtakos ir kokio tipo el. laiškai yra įtraukti. Taip pat turite nuspręsti, kiek laiko saugoti el. teisiškai gali būti reikalaujama tam tikrus el. laiškus saugoti tam tikrą laikotarpį. Darbuotojo paskyrimas atsakingam už politikos stebėjimą gali padėti užtikrinti, kad jūsų politika būtų tinkamai vykdoma.
El. pašto saugojimo politika yra rašytinė procedūra, nurodanti, kaip įmonė nori, kad jos darbuotojai tvarkytų el. pašto ryšius. El. pašto saugojimo politikoje paprastai nurodoma, kuriuos el. laiškus darbuotojai turėtų saugoti, kiek laiko ir kaip juos saugoti. Daugelyje jurisdikcijų galioja teisiniai reikalavimai, kiek laiko turi būti saugomi įmonės pranešimai, įskaitant el. laiškus, todėl svarbu turėti aiškią el. pašto saugojimo politiką.
Rašydami politiką paaiškinkite, kuriems įmonės darbuotojams taikoma el. pašto saugojimo politika. Atsižvelgiant į politikos įgyvendinimo tikslą, ji gali būti taikoma ne visiems jūsų organizacijos nariams. Pavyzdžiui, iš sandėlio darbuotojų, kurie nesusitvarko su elektronine korespondencija, gali būti nereikalaujama laikytis politikos. Kita vertus, klientų aptarnavimo atstovų gali tekti saugoti daugumą el. laiškų.
Apibūdinkite, kokio tipo el. pašto korespondencijai taikoma el. laiškų saugojimo politika. Pavyzdžiui, kai kurios įmonės rašo el. pašto saugojimo politiką, susijusią su el. laiškais, susijusiais su administraciniais, fiskaliniais, bendraisiais ir trumpalaikiais klausimais. Jūsų įmonės politika gali būti konkrečiai susijusi su el. laiškais, susijusiais su teisiniais reikalavimais. Nepriklausomai nuo to, kuriuos el. laiškus pasirinksite, kad jie būtų taikomi pagal politiką, įsitikinkite, kad temą esate aiškiai ir glaustai.
Politikoje taip pat turėtų būti aprašyta, kiek laiko turi būti saugomi el. laiškai ir kaip darbuotojai turi saugoti el. laiškus. Kad būtų laikomasi įrašų, galite būti teisiškai įpareigoti saugoti klientų korespondenciją penkerius metus. Be to, kad jis saugomas el. pašto archyve jūsų serveryje, įstatymai taip pat gali reikalauti, kad el. laišką atsispausdintumėte ir popierinę kopiją išsaugotumėte kliento faile. Kad ir kokia būtų šių įrašų saugojimo procedūra, būtinai ją išsamiai nurodykite, kai rašote el. pašto saugojimo politiką.
Į gerą el. pašto saugojimo politiką turėtų būti įtrauktas už reikalavimų stebėjimą atsakingo darbuotojo skyrius arba pareigos. Jūsų įmonėje gali būti atitikties skyrius arba darbuotojas, atsakingas už tai, kad įmonės procesai atitiktų įstatymus. Tai gali būti fizinis asmuo, atsakingas už el. pašto saugojimo politikos stebėjimą ir vykdymą. Aiškiai nurodykite, kas atsakingas už politikos valdymą, kad darbuotojai žinotų, į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar problemų.
Sukūrus politiką vienas svarbiausių žingsnių – ją skleisti. Politikos negalima laikytis, jei ją įgyvendinti turintys darbuotojai nežino, kad ji egzistuoja. Galbūt norėsite surengti susitikimą ar mokymą nukentėjusiems darbuotojams. Tai užtikrina, kad jie gaus informaciją, kurios jiems reikia, kad laikytųsi el. pašto saugojimo politikos.