Naudojamas verslo atsakiklio pasisveikinimas turėtų būti gana trumpas ir tikslus, tačiau galite jį naudoti kaip būdą parodyti, ką gali pasiūlyti jūsų verslas. Jūsų bendras tonas žinutėje turėtų būti profesionalus ir nurodyti skambinantiems, kad nors jų skambutis tuo metu buvo praleistas, jie yra svarbūs ir planuojate kuo greičiau su jais susisiekti. Tačiau neturėtumėte nurodyti, kad kalbate su svarbesniu asmeniu nei skambinantysis. Jūsų verslo atsakiklio pasisveikinimas taip pat turėtų būti pritaikytas bet kokiu būdu, kuris, jūsų nuomone, tinka jūsų verslui ir poreikiams.
Verslo atsakiklio pasisveikinimas yra žinutė, įrašyta į įmonės balso paštą arba atsakiklį. Kadangi šį pranešimą išgirs bent kai kurie jūsų klientai, turėtumėte būti tikri, kad pranešimas bus profesionalus. Dažniausiai neturėtumėte kurti kvailos ar juokingos žinutės, o teikti svarbią ir naudingą informaciją profesionaliai ir gana greitai. Tačiau galite naudoti pranešimą kaip greitą galimybę įtraukti trumpą pareiškimą apie konkrečią siūlomą paslaugą, pvz., „Ačiū, kad paskambinote į Pyragų namus, visame pasaulyje žinomo cukinijų ir artišokų pyrago namus“.
Informacija, kurią pateikiate savo verslo atsakiklio sveikinimo žinutėje, gali skirtis, atsižvelgiant į jūsų konkrečius poreikius, nors tam tikra pagrindinė informacija yra įprasta. Turėtumėte nurodyti įmonę, kuri buvo pasiekta, įskaitant konkretų pavadinimą, jei turite asmeninį įmonės numerį arba plėtinį. Jei pranešimas skirtas bendram naudojimui, galite nurodyti, kad nesate pasiekiami, tačiau pranešimas, skirtas naudoti pasibaigus darbo valandoms, gali suteikti skambinančiajam įprastą darbo laiką. Tačiau neturėtumėte vartoti kalbos, kuri galėtų parodyti, kad esate užsiėmęs užduotimi, kuri yra svarbesnė už skambinantįjį.
Bet koks jūsų naudojamas verslo atsakiklio pasisveikinimas taip pat turėtų būti pritaikytas ir pritaikytas jūsų poreikiams. Jei turite pagalbos tarnybą, kurią skambinantysis gali aktyvuoti paspaudęs mygtuką, kad greičiau reaguotų, tai turėtumėte nurodyti pranešime. Taip pat gali būti naudinga priminti skambinantiems apie informaciją, kurią jie turi pateikti savo žinutėje, pvz., vardą, kontaktinę informaciją ir skambinimo priežastį. Taip pat pranešimo pabaigoje turėtumėte padėkoti skambinančiajam už jo skambutį ir nurodyti, kad planuojate kuo greičiau paskambinti.