Sukūrę organizuotą failų sistemą, biuras dirbs sklandžiau, nesvarbu, ar dirbate namuose, ar didelėje bendroje darbo vietoje. Loginė rinkmenų sistema yra labai svarbi, kai keli asmenys naudojasi tais pačiais failais, nes kiekvienas galės greitai ir lengvai pasiekti jiems reikalingą informaciją. Jei tvarkote rinkmenų sistemą, tam skirkite bent vieną dieną, kad proceso viduryje neprarastumėte savo veiklos.
Norėdami pradėti kurti organizuotą rinkmenų sistemą, suskirstykite savo darbą į dvi kategorijas: aktyvų ir archyvinį. Aktyvi medžiaga apimtų laukiančius veiksmus, vykdomus projektus arba skaitymo medžiagą, kuri turi būti lengvai pasiekiama. Archyvinėje medžiagoje yra duomenų, kurie nebūtinai turi būti lengvai prieinami. Suplanuokite šalia savo stalo skirti vietos aktyviems daiktams ir kitą archyvavimo sritį. Taip pat suplanuokite archyvų išmetimo grafiką. Prieš išmesdami archyvuotą medžiagą, apsvarstykite teisinius apribojimus: pavyzdžiui, kai kurios įmonės turi saugoti finansinius įrašus tam tikrą laikotarpį.
Kurdami organizuotą failų sistemą, apsvarstykite aktyvios medžiagos tipą. Pavyzdžiui, jei esate buhalteris, galite turėti neapmokėtas sąskaitas faktūras, mokėtinas sąskaitas, mokėtinas sąskaitas ir pelno (nuostolių) ataskaitas už tą ketvirtį, kuriame dirbate. Jei esate dizaineris, galite turėti kelis vykdomus projektus įvairiems klientams, laukiami pavyzdžiai, pasiūlymai, į kuriuos laukiate atsakymo, ir pan. Sukurkite laisvų kategorijų rinkinį savo rinkmenų sistemai ir suplanuokite bendrųjų kategorijų subkategorijas. Tokiu būdu žinosite, kad, pavyzdžiui, visas laukiamas sąskaitas faktūras galite rasti vienoje centrinėje vietoje. Toje vietoje sąskaitos faktūros gali būti išdėstytos abėcėlės tvarka pagal pardavėją, sumos tvarka arba kitu jums suprantamu būdu.
Tada nustatykite archyvinius aplankus. Kurdami organizuotą rinkmenų sistemą, planuokite naudoti metodą, kuris būtų logiškas jums ir kitiems biuro aplinkoje. Galbūt norite sutvarkyti archyvus abėcėlės tvarka pagal projektą. Mažame biure, kuriame failai laikomi centrinėje vietoje, archyvai tikriausiai turėtų būti suskirstyti pagal temas: projektus, finansinius įrašus, vartotojo vadovus ir pan. Kiekvienoje plačioje kategorijoje sukurkite mažesnius aplankus.
Kai kuriate aplankus organizuotai rinkmenų sistemai, skirtukuose naudokite didelius, lengvai skaitomus šriftus, kurie gerokai išsiskiria iš kitų aplanko dalių, kad galėtumėte greitai rasti skyrių. Taip pat gali būti naudinga naudoti spalvotus skirtukus arba failus, kad galėtumėte matyti aiškų vaizdinį suskirstymą tarp kategorijų. Turėkite po ranka aplankų, skirtukų ir įrangos, kad prireikus galėtumėte lengvai sukurti daugiau failų: nepasiduokite pagundai „būti paduotam“.
Sukūrę rinkmenų sistemos pagrindą, galėsite integruoti visą popierių ir spausdintą medžiagą, kurią reikia pateikti. Ištuštinkite visas dokumentų spinteles, laukiančius dėklus ir kitas popieriaus šūsnis. Perskaitykite visą medžiagą, pirmiausia nustatydami, ką reikia laikyti, o ką išmesti. Ne kiekvieną popieriaus lapą reikia taupyti: pasilikite atitinkamą ar naudingą medžiagą, o likusios atsikratykite. Jūsų rinkmenų sistemoje neturėtų būti kiekvieno popieriaus lapo, kuris kada nors buvo naudojamas verslo istorijoje. Išvalydami rūšiuokite medžiagą į aktyvias arba archyvines kategorijas ir pateikite ją atitinkamoje srityje.
Sukūrę organizuotą bylų sistemą, tikriausiai pastebėsite, kad jūsų gyvenimas yra daug lengvesnis. Sistemą palaikykite dažnai išvalydami seną medžiagą ir stebėkite padavimo viršų, kad medžiaga nesikauptų.