Pagrindinis vaizdo konferencijų kambario panaudojimas yra skirtas žmonėms bendrauti vieni su kitais vaizdo ir garso perdavimo priemonėmis. Konferencinis vaizdo skambutis skiriasi nuo vaizdo telefono skambučio, nes jame dalyvauja grupė žmonių, o ne du pavieniai asmenys. Kadangi dalyvauja daug žmonių, dažnai telekomunikacijoje dalyvaujantys asmenys turės naudotis vaizdo konferencijų sale. Ši patalpa turi būti tinkamai suprojektuota ir įrengta, nes tai užtikrina, kad susitikimo metu visi būtų matomi ir girdimi. Yra daug skirtingų būdų, kaip įrengti vaizdo konferencijų kambarį, o žmonių skaičius ir susitikimo tikslas dažniausiai nulemia, koks susitarimo tipas yra tinkamiausias.
Kai yra pakankamai didelė vaizdo konferencijų patalpa ir paprastai dalyvauja mažiau nei 15 žmonių, galima įrengti U formos vaizdo konferencijų kambarį. Šio tipo sąranką paprastai sudaro trys lentelės, visos sujungtos viena su kita ir sudaro U formą. Asmuo (-iai), su kuriuo (-i) grupė bendrauja, paprastai yra matomas per televizorių arba kompiuterio ekraną atviroje U dalyje. Susirinkimo dalyviai sėdi ant išorinių stalų dalių, kad galėtų patogiai stebėti, bendrauti, užsirašyti.
Vaizdo konferencijoms, kuriose dalyvauja 16 ir daugiau žmonių, didžiąją laiko dalį naudingiausia susitikimą organizuoti auditorijoje. Nors tokio tipo sąranka neleidžia daug bendrauti visiems dalyviams, klausimams užduoti galima naudoti auditorijos mikrofoną. Ši sąranka taip pat leidžia visiems dalyviams lengvai peržiūrėti vaizdo ekraną, kuris paprastai nustatomas auditorijos priekyje.
Nesvarbu, kokio dizaino vaizdo konferencijų kambarys yra įrengtas, svarbu, kad kambaryje nebūtų blizgių paviršių, o dar svarbiau – nebūtų stiklo. Jei kambaryje yra langai, juos turėtų uždengti tamsios žaliuzės. Blizgūs paviršiai, stiklai ir langai dažniausiai atspindi ne tik šviesą, bet ir garsą, todėl kitame gale esančiam (-iems) asmeniui (-iams) sunku matyti ir girdėti.
Yra keletas kitų patarimų, kurie gali padėti įrengti vaizdo konferencijų kambarį. Vieno mikrofono pakanka kas trims vaizdo konferencijoje dalyvaujantiems asmenims. Kiekvieną kartą, kai vyksta pristatymas vienam asmeniui, reikia naudoti atlapą mikrofoną. Raudonos spalvos neturėtų būti jokiose dekoracijose arba ant vaizdo konferencijų salėse esančių asmenų, nes dėl to vaizdo įrašas mirgės. Daugumoje vaizdo konferencijų patalpų reikės nuo vienos iki trijų kamerų, o visos kameros, vaizdo ekranai ir monitoriai turi būti atokiau nuo ryškios šviesos.