Dokumentų kontrolės specialistai vadovauja organizacijos vidaus dokumentų rinkimui, saugojimui ir išieškojimui. Vidurinis išsilavinimas paprastai reikalingas pradiniam darbui, tačiau norint užimti vadovaujančias pareigas, gali prireikti tam tikro koledžo mokymo. Norėdami tapti dokumentų kontrolės specialistu, taip pat turite turėti gerų organizacinių, kompiuterinių ir raštvedybos įgūdžių. Darbo pagal šią profesiją paprastai galima rasti sveikatos priežiūros, teisės ir gamybos srityse, taip pat švietimo ir vyriausybinėse institucijose. Įprastos dokumentų kontrolės specialisto pareigos yra spausdintų ir elektroninių dokumentų rinkimas, platinimas ir atkūrimas.
Norėdami būti dokumentų kontrolės specialistu, jums reikės vidurinės mokyklos diplomo ir išsamaus mokymo darbo vietoje. Dauguma specialistų pradeda šią karjerą pradinio lygio pareigose ir prisiima papildomų pareigų, kai jų žinios ir įgūdžiai didėja. Tam tikri darbdaviai gali reikalauti, kad baigtumėte dvejų ar ketverių metų laipsnį, kad galėtumėte dirbti vadovaujamas pareigas. Kiti gali būti pasirengę priimti profesinį sertifikatą vietoj kolegijos laipsnio. Specializuotus mokymus ir sertifikatus galima gauti iš tarptautiniu mastu pripažintų organizacijų, tokių kaip Žinių valdymo profesionalų draugija (KMPro) ir Informacijos ir vaizdo valdymo asociacija (AIIM).
Norėdami tapti dokumentų kontrolės specialistu, be formalaus išsilavinimo, turite turėti ir labai gerus organizacinius ir raštvedybos įgūdžius. Šie specialistai turi kasdien organizuoti ir sekti šimtų dokumentų naudojimą. Norėdami sėkmingai dirbti šioje profesijoje, turite mokėti kurti ir valdyti spausdintas ir elektronines bylų sistemas. Šiam darbui taip pat reikalingi puikūs darbo kompiuteriu įgūdžiai ir įvairių programinių programų išmanymas. Vadovo pareigoms paprastai reikia gerų bendravimo ir vadovavimo įgūdžių bei gebėjimo mokyti kitus darbuotojus.
Tapus dokumentų kontrolės specialistu, galima susirasti darbą įvairiose organizacijose. Šie specialistai dažnai dirba sveikatos priežiūros, technologijų ir gamybos srityse, taip pat statybos ir technologijų pramonėje. Valstybinės ir švietimo įstaigos taip pat naudoja dokumentų kontrolės sistemas, taip pat bankai ir kitos finansinių paslaugų įmonės. Jei įprasto darbo nėra, galite susirasti darbą su nepriklausoma dokumentų kontrolės tarnyba. Kai kuriems biomedicinos ar teisės srities darbdaviams prieš įsidarbinant gali prireikti specializuoto mokymo.
Šie specialistai paprastai užsiima tokia veikla kaip įvairių spausdintų ir elektroninių dokumentų tvarkymas ir pildymas. Jie užtikrina, kad dabartinė dokumento versija būtų prieinama, ir seka jo vietą bei naudojimą. Šie profesionalai taip pat naudoja skaitytuvus, kad padarytų elektronines popierinių dokumentų kopijas ir sukurtų saugojimo ir paieškos rinkmenų sistemas. Vadovybės lygio specialistams gali tekti sukurti ir įgyvendinti dokumentų dalijimosi procedūras bei politiką ir vesti darbuotojų mokymo kursus.