Darbuotojų apžvalgos turėtų būti įžvalgus susitikimas abiem susijusioms šalims. Darbuotojų apžvalgos, kartais vadinamos personalo vertinimais, neturėtų bauginti nei darbuotojo, nei darbdavio. Tačiau daugeliui žmonių būtent taip ir žiūrima. Dažniausia klaida, daroma atliekant darbuotojų peržiūrą, yra laiko grafikas.
Laiko grafikas, kurį reikia nepamiršti, vyksta prieš peržiūrą ir jos metu. Svarbus veiksnys bus tai, kiek kartų per metus atliksite peržiūras. Daugelis įmonių neturi nustatyto laiko skalės. Darbuotojai kartais randa el. laišką, pranešantį, kad dabartinė savaitė bus darbuotojų veiklos apžvalgos savaitė.
Norėdami optimizuoti naudą, kurią galite gauti iš darbuotojų apžvalgų, kiekvienais metais skirkite tam tikrą laiką, kada bus atliekamos peržiūros. Tokiu būdu darbuotojai nebus ištikti staigaus peržiūros baimės vėliau šią savaitę. Taip pat suteiksite darbuotojams laiko tinkamai pasiruošti peržiūrai.
Tada nuspręskite, kiek kartų per metus norite, kad darbuotojų peržiūros vyktų. Kai kurios įmonės peržiūri tik kartą per metus, o kai kurioms didelėms įmonėms tai yra visą laiką, kurį galima sau leisti. Tačiau daugelis įmonių kartą ar du kartus per metus iki nustatytos darbuotojų peržiūros datos atlieka mini, neformalias darbuotojų peržiūras. Tai naudinga, nes sutrumpėja oficialios peržiūros laikas. Kai kurios peržiūros, vykstančios kartą per metus, trunka iki dviejų valandų, nes abi šalys turi daug ką pasakyti.
Mini darbuotojų apžvalgos taip pat suteikia vadovams ar žmogiškiesiems ištekliams galimybę geriau pažinti darbuotojus. Jie taip pat rodo, kad vadovybė rūpinasi darbuotojų požiūriais ir į juos žiūri rimtai. Darbuotojų apžvalgos nėra tik vieta derėtis dėl atlyginimų. Turėtų būti diskutuojama apie darbo sąlygas, ateities perspektyvas įmonėje ir bet kokias bet kuriai šaliai iškilusias problemas.
Kai bus nuspręsta dėl laiko skalės, kitas žingsnis yra sudaryti klausimų, kuriuos reikia iškelti peržiūros metu, sąrašą. Tai neturėtų apsiriboti peržiūrą atliekančio asmens nurodytais punktais. Darbuotojams turėtų būti suteikta galimybė įsivertinti. Įsivertinimas gali būti pateiktas vadovui prieš peržiūrą. Tai suteikia laiko tyrinėti visus dalykus, kuriuos darbuotojas nori išsamiau apžvelgti.
Nedarykite pernelyg išsamaus klausimų, susijusių su darbuotojų apžvalgomis, sąrašo. Daugelis vadovų stengiasi viską aprėpti vienoje apžvalgoje. Štai kodėl mini apžvalgos yra naudingos. Per daug laiko, praleisto viename taške, darbuotojo peržiūra gali būti nukreipta neteisinga linkme ir gali užimti per daug laiko.
Vadovams yra daug programinės įrangos paketų, apimančių įvairius požiūrius. Programinė įranga taip pat gali veikti kaip šablonas, kuriame saugomi darbuotojų peržiūros įrašai.
Svarbiausia, kad apžvalga būtų pusiau neformali. Nė viena pusė neturėtų būti gąsdinama. Tokiu būdu peržiūra bus naudingas ir netgi malonus laikas. Neįmanoma pakankamai pabrėžti nuolatinių peržiūrų svarbos. Norint sukurti gerus darbo santykius tarp darbuotojo ir darbdavio, būtina nuolatinė darbuotojų peržiūra.