Jei jums reikia parašyti memorandumą, nesijaudinkite, nes tai nėra sunku. Pagrindinės memorandumo dalys yra antraštė, pranešimas arba tekstas, nuorodos inicialai ir, jei reikia, užrašai. Atmintinės paprastai naudojamos įmonėje ar biure, o oficialūs verslo laiškai yra tinkamiausias išorinės komunikacijos būdas.
Norėdami rašyti memorandumą, atminkite, kad tonas yra ne toks formalus kaip laiško. Laiškuose vartojamas pasveikinimas (gerbiamasis…) ir uždarymas (Pagarbiai…) atmintinėje nebūtini. Antraštės srityje yra asmens (-ių), gaunančio (-ių) memorandumą, vardas, pavardė, tema, data ir siuntėjo vardas. Senesnis terminas, vartojamas temos eilutėje, buvo Re:, kuris reiškė „nuoroda į“. Atmintinės formatas yra blokinio stiliaus pastraipos su tuščia eilute tarp jų.
Paprastai atmintinės siuntėjo inicialai parašyti rašalu šalia savo vardo antraštėje. Šis veiksmas yra daugiau formalumas, nurodantis, kad atmintinę iš tikrųjų siunčia tas asmuo. Tai galima padaryti prieš darant kopijas.
Jei atmintinę įvedė kas nors kitas, o ne siuntėjas, to asmens inicialai dažnai įrašomi po atmintinės turiniu arba pranešimu. Jei reikia, žymėjimų srityje yra žodis „priedas“. Kai rašote atmintinę, vietoj termino priedas naudojamas terminas priedas.
Atmintinės tekste arba žinutėje pateikiama dalykinė, išsami informacija apie atmintinės tikslą, bet kokius veiksmus, kurių reikia imtis ir pan. Atmintinėje paprastai neturėtų būti nagrinėjama daugiau nei viena tema. Atmintinę paprastai visada sudaro vienas puslapis ar mažiau. Jei atmintinėje turi būti daug informacijos, gali būti naudingi sąrašai su ženkleliais.
Kalbant apie stilių, jei reikia parašyti memorandumą, naudokite aktyvųjį, o ne pasyvųjį balsą ir naudokite aktyvius veiksmažodžius. Norėdami parašyti memorandumą, kurdami atmintinę atsižvelkite į savo auditoriją. Atidžiai perskaitykite savo atmintinę ir pašalinkite nereikalingus žodžius.