Rašydami verslo laišką turėtumėte naudoti pokalbio toną ir tinkamą formatavimą bei būti trumpi. Prieš rašydami suplanuokite savo laišką, nurodydami pagrindines sritis ar temas, kurias reikia įtraukti, taip pat bet kokius konkrečius incidentus ar detales. Tada nustatykite logišką problemų sprendimo tvarką. Trumpai atkreipkite dėmesį į bet kokį ankstesnį susirašinėjimą ar pokalbius pirmoje pastraipoje, tada pereikite prie verslo laiško tikslo. Paskutinėje pastraipoje aiškiai nurodykite visus tolesnius veiksmus.
Tonas
Naudokite malonų toną, ypač jei verslo laiške yra neigiamas veiksmas arba neigiamas atsakymas. Jei reikia, nurodykite dėkingumą už tai, kaip gavėjas jums padėjo. Paskutinėje pastraipoje padėkokite gavėjui už jo laiką, dėmesį ar pastangas. Nebūdami per daug asmeniški, verslo laiškuose stenkitės naudoti draugišką, užjaučiantį toną. Jei jūs ar jūsų įmonė padarė klaidą, būkite atviri ir pripažinkite savo kaltę.
Kad išvengtumėte tendencijos rašyti per daug formaliai verslo laiške, naudokite susitraukimus, tokius, kurie dažniausiai naudojami kalbant. Taip pat įtraukite asmeninius įvardžius, pvz., „aš“, „mes“ ir „mūsų“, o ne formalesnius pasirinkimus, pvz., „įmonė“. Būkite glaustai. Pavyzdžiui, užuot rašę „Gavome jūsų korespondenciją dėl …“, tiesiog parašykite „Gavome …“. Labai formalios frazės labiau tinka tam tikro tipo teisiniuose dokumentuose ar susirašinėjimuose nei paprastuose verslo laiškuose.
Formatas
Naudokite tinkamą verslo laiško formatą. Blokų stilius yra paprasčiausias. Blokinio stiliaus raidėje visos dalys prasideda kairiąja parašte, be įtraukų.
Pagrindinių komponentų tvarka
Jei naudojate firminius blankus, kurių viršuje atspausdintas įmonės ar asmens vardas, vardo ir adreso įvesti nereikia. Jei nenaudojate firminio blanko, puslapio viršuje įveskite savo adresą. Daugeliui verslo laiškų nenaudokite prabangių raštinės reikmenų ar spalvoto popieriaus.
Maždaug nuo trijų iki dešimties eilučių po adreso arba po firminio blanko spausdinimu įveskite datą ir būtinai parašykite mėnesį. Keturiomis eilutėmis po data įveskite vidinį adresą. Vidiniame adresu yra visas gavėjo vardas, pavardė, gatvės adresas, miestas ir pašto kodas, kiekvienas iš jų atskiroje eilutėje. Palikite vieną tuščią eilutę tarp paskutinės adreso eilutės ir pasveikinimo. Sveikinimai paprastai pateikiami formatu „Gerb. pone Smit“ arba „gerb. ponia Džouns“ – vietoj šių pavyzdžių, žinoma, naudojama tikroji gavėjo pavardė, po kurios rašomas dvitaškis.
Viena tuščia eilutė atskiria kiekvieną laiško pastraipą. Įveskite pabaigą, pvz., „Pagarbiai“ arba „Pagarbiai“. Po uždarymo naudokite kablelį.
Palikdami tris ar keturias tuščias parašo eilutes, įveskite savo vardą. Jei norite, nurodykite savo pareigų pavadinimą po savo vardu. Jei į verslo laišką įtraukėte priedus arba priedus, po tuščios eilutės po įvestu vardu arba pavadinimu įveskite atitinkamą žodį – „Priedas“ arba „Priedas“.
Korektūra
Parašę verslo laišką patikrinkite, ar viskas yra teisinga ir išsami, įskaitant visas datas ir visas pinigines sumas. Perskaitykite laišką dėl spausdinimo ar gramatinių klaidų. Tegul kas nors kitas perskaito jūsų laišką prieš siųsdami jį ir nepamirškite pasirašyti laiško mėlynu arba juodu rašalu.