Renginių planuotojas, dar žinomas kaip renginių konsultantas arba koordinatorius, yra profesionalas, atsakingas už ypatingo renginio planavimą, visų detalių sinchronizavimą ir priežiūrą. Dauguma žmonių renginių planuotoją renkasi dideliems reikalams, reikalaujantiems daug koordinavimo, pavyzdžiui, vestuvėms, dideliam gimtadieniui ar įmonės renginiui. Nors renginių planuotojo samdymas yra papildomos išlaidos, geras specialistas gali padėti suplanuoti tobulą vakarėlį pagal jūsų biudžetą. Daugelis renginių planuotojų palaiko ryšius su pardavėjais ir įmonėmis ir gali gauti specialių pasiūlymų, sutaupydami tūkstančius dolerių virš mažmeninės kainos.
Prieš pasirenkant renginių planuotoją, reikia atsižvelgti į keletą dalykų. Pirmiausia reikia atsižvelgti į tai, kiek energijos norite atiduoti. Renginių planuotojas gali imtis pasyvaus vaidmens, siūlydamas tik pašalinius nurodymus, o tai yra puikus pasirinkimas, jei norite, kad kas nors kitas atliktų kojos darbą, bet norite tarti paskutinį žodį priimant svarbius sprendimus. Renginių planuotojas taip pat gali būti visų paslaugų asistentas, valdantis viską nuo biudžeto sudarymo iki priežiūros vietoje.
Norėdami rasti renginių planuotoją, susisiekite su vietiniais prekybos rūmais arba internete ieškokite profesionalų sąrašo jūsų pasirinktame mieste. Renginių planuotojai kartais dirba su konkrečiomis vietomis, todėl pasiteiraukite, ar vietiniai klubai ar restoranų vadovai turi ką rekomenduoti. Fotografai ir maisto tiekėjai taip pat turėtų galėti rekomenduoti gerą renginių planuotoją, nes galbūt matė, kaip veikia ekspertas.
Kai turėsite potencialių renginių planuotojų sąrašą, apklauskite kiekvieną iš jų ir paprašykite informacijos apie ankstesnius įvykius, kuriuos jie tvarkė. Kai kurie planuotojai gali turėti portfelį su nuotraukomis, o kiti gali tiesiog pateikti ankstesnių klientų nuorodas. Nepriimkite portfelio trūkumo kaip prastesnės kokybės požymio – daugeliui renginių planuotojų jo tiesiog nereikia.
Kadangi renginių planuotojas bus atsakingas už prekių pirkimą ir užstato mokėjimą, dažnai turite pateikti kredito kortelės numerį, kad ji galėtų naudotis. Įsitikinkite, kad pasirinkote renginių planuotoją, kuriuo pasitikite ir jaučiatės patogiai, kad tai netaptų ginčų problema.