Skaitmeniniai kopijavimo aparatai iš esmės pakeitė analoginius kopijavimo aparatus kaip standartinę biuro įrangą visame pasaulyje. Pažangios technologijos tausoja aplinką nei senos mašinos, be to, jas gali būti lengviau prižiūrėti ir taisyti. Sujungęs dokumentų skaitytuvo ir lazerinio spausdintuvo funkcijas, įrenginys padarė perversmą kopijavimo srityje.
Tradiciniai arba analoginiai kopijavimo aparatai veikia derindami teigiamo krūvio būgną ir neigiamo krūvio medžiagą, vadinamą dažais, kad atkurtų originalaus dokumento vaizdą naujame popieriaus lape. Norint sukurti papildomas kopijas, analoginiai įrenginiai kiekvieną kartą turėtų kopijuoti originalą. Skaitmeninės mašinos veikia kaip kompiuterinis dokumentų skaitytuvas; jie saugo duomenis kaip failą, kurį vėliau galima pakartotinai atspausdinti, pakeisti arba išsaugoti.
Spausdinimo mechanizmas veikia kaip modernus lazerinis spausdintuvas. Spausdintuvas greitai įsimena visą dokumentą, nuskaitytą naudojant rastrinį vaizdo procesorių (RIP), ir sukuria puslapį rastrinėje atmintyje. Per lęšius ir veidrodžius lazeriu atspausdinamas vaizdas ant popieriaus lapo, kuris vėliau tampa matomas naudojant priešingo krūvio tonerį.
Vienas iš skaitmeninių kopijavimo aparatų pranašumų yra galimybė vienu nuskaitymu sukurti kelis kopijų rinkinius. Jei žmogui reikia penkių penkių popierių paketo kopijų, jam užteks tik vieną kartą perleisti originalą ir kopijavimo aparatas laisvai gamins kopijas. Nors atliekant nedidelius darbus, tai neatrodo kaip sutaupyti laiko, kai žmogus padaro 100 ar 1,000 kopijų, tai leidžia jam nueiti nuo kopijavimo aparato ir dirbti kitus dalykus, kol jis užbaigia darbą.
Skaitmeninio kopijavimo aparato vaizdo kokybė paprastai yra daug aukštesnė nei analoginio modelio. Dėl naudojamos nuskaitymo technologijos dublikatai gali būti neatskiriami nuo originalų. Jei originalas nėra aiškus arba nepakankamai ryškus, šie kopijuokliai taip pat leidžia vartotojui keisti kopijų intensyvumą ir sodrumą, todėl dublikatai iš tikrųjų gali atrodyti geriau nei originalus dokumentas.
Šiuo metu beveik visi rinkoje esantys kopijavimo aparatai naudoja skaitmenines technologijas. Dėl pažangių galimybių jie yra greitesni, tylesni, o naudoti ar nustatyti atima mažiau laiko nei tradicinės versijos. Verslo modeliai gali būti gana brangūs, o kaina kyla dėl papildomų pažangių funkcijų.
Beveik visi pagrindiniai kopijavimo aparatų gamintojai naudoja tik skaitmenines technologijas. Pirkėjai turėtų atidžiai apsvarstyti savo verslo ar įmonės poreikius, pasirinkdami, kurį kopijuoklį pirkti. Tai gali būti viena iš naudingiausių mašinų per visą operaciją, o biuro administracijos padėjėjai gali greitai nusivilti žemos kokybės mašina.