Didžiosios knygos ataskaita yra dokumentas, kuriame pateikiama išsami kiekvienos įmonės per tam tikrą laikotarpį atliktos operacijos ataskaita. Anksčiau ši knyga dažnai buvo rašoma ranka, nors šios knygos dažniausiai buvo pakeistos kompiuterizuotomis ataskaitomis, kurios apdoroja visą skirtingą informaciją daug glausčiau ir patogiau. Svarbu, kad didžiosios knygos ataskaitoje būtų visa susijusi finansinė informacija, kurią įmonė sukaupė, pvz., pajamos, išlaidos, turtas, įsipareigojimai ir nuosavybės vertybiniai popieriai. Dauguma knygos puslapių arba lapų yra padalinti į vidurį, kad būtų parodyta, kaip pasiekiamas balansas tarp teigiamų ir neigiamų verslo sąskaitos papildymų.
Dideliam verslui gali būti labai sunku atsiskaityti apie visus per ilgą laiką sudarytus sandorius. Tačiau tai turi būti daroma siekiant užtikrinti, kad įmonė tvarkytų tikslią buhalterinę apskaitą ir būtų nuolat atnaujinama. Kadangi taip yra, verslo buhalteriai naudoja kompiuterines programas, kurios paima viską, ką įmonė daro vykdydama savo verslo sandorius, ir paverčia tai didžiosios knygos ataskaita.
Didžiosios knygos ataskaitai svarbu turėti prieigą prie kiekvienos įmonės atliktos operacijos. Tai reiškia, kad kur nors į ataskaitą reikėtų įtraukti įvairių sąskaitų ar sąskaitų faktūrų įrašus. Iš šių bazinių sandorių galima sudaryti didesnes grupes, pvz., balansus ir pelno ir nuostolių ataskaitą. Tada šie didesni pogrupiai susijungs į vieną ataskaitą, kurioje bus parodytas tinkamiausias įmonės verslo sandorių aspektas.
Tokia išsami informacija leidžia įmonei susipažinti su didžiosios knygos ataskaita, jei yra kokių nors neatitikimų ar painiavos dėl finansų. Tiesiog nuėję į reikiamą knygos sritį ir susekę atitinkamą sąskaitą, buhalteriai gali gauti visą informaciją, reikalingą neatitikimui paaiškinti. Dėl šios priežasties labai svarbu, kad ataskaitoje nepaliktų jokios informacijos.
Kiekvienas didžiosios knygos ataskaitos komponentas turi būti padalintas viduryje, kad būtų rodomi tos konkrečios sąskaitos debetai ir kreditai. Pavyzdžiui, balanse turtas būtų nurodytas kaip kreditas, o įsipareigojimai – kaip debetas. Pajamos ir sąnaudos pelno (nuostolio) ataskaitoje būtų skirstomos taip pat. Tai leidžia subalansuoti visą informaciją, o tai yra būtinas apskaitos proceso žingsnis. Be naudingumo apskaitai, didžiosios knygos ataskaitą taip pat gali naudoti kaip analitinį įrankį vadovai, ieškantys būdų, kaip pagerinti savo verslą.