Protokolai yra užrašai, kuriais galima registruoti įmonės ar grupės susitikimą. Paprastai juos įrašo vienas paskirtas asmuo, nors tai gali keistis nuo susirinkimo iki susitikimo. Posėdžio protokole turi būti informacija apie tai, kur ir kada vyko posėdis, kas dalyvavo, kas buvo aptarta posėdyje ir kokie susitarimai bei priimti sprendimai.
Be verslo turinio, protokolo formatas paprastai nesikeičia nuo posėdžio iki susitikimo. Protokolas turėtų prasidėti posėdžio vieta ir posėdžio data. Taip pat turėtų būti įrašytas susirinkimo laikas kartu su įmonės ar asociacijos pavadinimu. Posėdyje dalyvaujantys asmenys, taip pat nedalyvaujantys asmenys turi būti užfiksuoti. Posėdžio protokolai paprastai išdalinami ir nedalyvaujantiems, ir dalyvaujantiems delegatams.
Kitas punktas bus paskutinio posėdžio protokolo tvirtinimas. Taip pat turėtų būti skyrius, skirtas bet kokiems klausimams, susijusiems su paskutinio posėdžio protokolu. Paprastai nariai, kurie nedalyvavo paskutiniame posėdyje, turės iškelti keletą dalykų.
Toliau bus svarstomi darbotvarkės klausimai. Juose bus atsižvelgta į pagrindinius klausimus, kurie bus aptarti posėdyje. Taip pat bus registruojami priimti sprendimai ir susitarimai.
Protokoluojantis asmuo neturėtų stengtis užsirašyti kiekvieno posėdyje išsakyto taško ar diskusijos. Šie užrašai nėra tiksli kiekvieno ištarto žodžio kopija, o fiksuoti reikia tik svarbius sprendimus ir susitarimus. Protokole taip pat turi būti nurodyta kiekvieno pasiūlymą ar dalyką pateikiančio asmens pavardė.
Posėdžio protokole turėtų būti nurodyta, kurie dalyviai pasisakė už arba prieš tam tikrus sprendimus ir susitarimus. Jei dėl tam tikro klausimo balsuojama, protokole turi būti įrašyti, kas balsavo už ar prieš, taip pat susilaikiusiųjų pavardės ir balsavimo būdas.
Vienas iš paskutinių punktų turėtų būti bet koks kitas verslo pasiūlymas. Tai suteikia žmonėms galimybę išreikšti savo nuomonę arba atkreipti dėmesį į kitus delegatus. Pabaigoje turi būti įrašyta kito posėdžio data, vieta ir laikas bei protokoluojančiojo asmens pavardė.
Posėdžio protokolas turi būti atspausdintas kuo greičiau po susitikimo, kad pastabas atlikęs asmuo prisimintų mintis. Protokolo kopija turi būti išdalinta visiems grupės nariams – ir tiems, kurie dalyvavo, ir tiems, kurie nedalyvavo – prieš kitą posėdį. Tai suteiks nariams pakankamai laiko pasiruošti.