Administracinė vertė – tai verslo įrašo svarbos kasdieninei veiklai įvertinimas. Įrašai, laikomi turinčiais administracinę vertę, saugomi byloje arba naudojami reguliariai vykdant verslą. Šis verslo įrašų skirstymas į kategorijas lemia įmonės dokumentų saugojimo politiką ir gali turėti teisinių pasekmių įvairiomis aplinkybėmis, pvz., atsakant į užklausą dėl aptikimo bylinėjimosi metu arba atliekant mokesčių auditą.
Verslo įrašai yra veiklos pagrindas. Popierinis sandorių pėdsakas yra būdas, kuriuo įmonė vykdo savo vyriausybės įsipareigojimus įrodyti, kad laikomasi įstatymų. Įmonės privalo dokumentuoti pardavimus, pagrindžiančius pajamų mokesčių sumokėjimą, taip pat darbuotojų statuso įrašus, kad įrodytų tinkamumą dirbti ir pagrįstų dirbtas valandas. Politika ir procedūros paprastai yra skirtos popieriui, kuri sukuria istorinį įrašą apie politikos pokyčius laikui bėgant.
Šie reikalavimai kartu su vidiniais poreikiais ir pramonės standartais reiškia, kad kiekvienas įmonės įrašas turi būti įvertintas pagal jo administracinę vertę. Įmonė nustato, ar įrašas turi būti arba turėtų būti saugomas tam tikrą laiką, ar jį galima sunaikinti be pasekmių. Didesnės įmonės paprastai nustato dokumentų saugojimo politiką, kuri padeda darbuotojams nustatyti dokumentų vertę, kad saugomų verslo įrašų rūšys būtų vienodos visoje įmonėje.
Mažesnės įmonės retai kuria formalią dokumentų saugojimo politiką, tačiau administracinės vertės nustatymas yra ne mažiau svarbus mažos įmonės aplinkoje. Netinkamas įrašų tvarkymas gali sustabdyti bet kurios įmonės veiklą. Pavyzdžiui, įmonė, sudaranti paslaugų sutartis, paprastai suteikia klientui teisę tikrinti savo sąskaitos veiklos įrašus. Jei netinkami administraciniai įrašai saugomi, klientas gali pareikšti ieškinį dėl sumokėtų mokėjimų grąžinimo. Mažmeninės prekybos aplinkoje sėkmingas ieškinio „paslydimas ir kritimas“ gynyba gali priklausyti nuo rašytinės politikos ir procedūrų, kurias darbuotojai gavo per pradinį darbo mokymą.
Administracinė vertė taip pat vaidina svarbų vaidmenį viešajame kontekste priežiūros ir istoriniais tikslais. Visuomenė paprastai domisi kasdiene vyriausybės pareigūnų ir įstaigų veikla, o kai kuriose šalyse galioja įstatymai, suteikiantys visuomenei teisę prieiti prie vyriausybės įrašų, pavyzdžiui, JAV informacijos laisvės įstatymas. Administracinės vertės vertinimas dažnai lemia, kokie įrašai turi būti vedami, o ką galima smulkinti laikantis įstatymų. Be šio tam tikrų verslo dokumentų vertės pabrėžimo būtų prarasta didžioji dalis įmonių, agentūrų ir organizacijų sandorių istorijos.