Kad neatsiliktų nuo nuolat kintančios darbo vietos, administracijos specialistams suteikiamos įvairios pareigos. Šie biuro specialistai gali specializuotis įvairiose srityse – nuo teisės, medicinos ir švietimo profesijų iki vyriausybės ar technologijų sričių. Administravimo įgūdžiai įvairiose pramonės šakose ir skirtingose geografinėse vietovėse skirsis.
Nors tai ne visada būtina, daugelis administracijos specialistų yra sertifikuoti arba turi verslo, administravimo, biuro sistemų technologijų ar susijusių programų laipsnius. Į visas šias pareigas įstojus paprastai reikės bent jau vidurinės mokyklos diplomo. Be to, dažnai pravartu turėti patirties ar išsilavinimo tam tikroje srityje. Pavyzdžiui, dirbantiems teisinėje aplinkoje gali būti naudinga turėti administracinių įgūdžių, susijusių su advokato padėjėjo studijomis.
Biuro profesionalams technologijų pramonės šakose gali būti naudinga turėti papildomų matematikos, gamtos mokslų ar kompiuterinių įgūdžių. Daugeliui vyriausybės darbų taip pat reikės išlaikyti valstybės tarnybos egzaminą. Tęstinis mokymas, seminarai ir profesinės organizacijos yra kiti puikūs būdai įgyti papildomų žinių ir administracinių įgūdžių.
Nors jų pareigos įvairiose srityse ir įvairiose vietose gali skirtis, dauguma biuro specialistų vis tiek turės panašių gebėjimų. Vienas iš jų apima stiprius organizacinius įgūdžius. Administravimo specialistai turi turėti galimybę atlikti kelias užduotis ir naudotis laiko valdymo įgūdžiais. Žinoma, kad administracijos darbuotojai ne tik laikosi terminų, bet ir atlieka daugybę užduočių ir klientų. Šie specialistai turi ne tik teikti bendrąsias biuro procedūras, bet ir pagalbinį personalą; atlikti planavimą; tvarkyti pirkinius; mokyti kitus; ir bendrauti su klientais, pardavėjais ir plačiąja visuomene.
Be to, biuro darbuotojų administraciniai įgūdžiai turi apimti išskirtinį bendravimą tiek raštu, tiek žodžiu. Jie ne tik atsakingi už greitą ir veiksmingą visų skambučių valdymą, bet ir turi reguliariai tikrinti balso paštą ir el. pašto pranešimus, persiųsdami juos atitinkamoms šalims. Stiprūs rašymo, tyrinėjimo ir gramatikos įgūdžiai taip pat svarbūs norint tinkamai tvarkyti rašytinę korespondenciją biure ir už jos ribų. Administravimo specialistai iš esmės yra biuro gelbėjimosi ratas.
Išmanyti pagrindines verslo etiketo gaires ir elgtis diskretiškai su neskelbtinu turiniu ir medžiaga yra papildomi administraciniai įgūdžiai, reikalingi biure. Kitas svarbus darbo aspektas – technologiniai įgūdžiai. Biuro specialistai turi turėti stiprius kompiuterio ir klaviatūros įgūdžius. Jie taip pat turi būti informuoti apie įvairių programinės įrangos sistemų, pvz., teksto apdorojimo, skaičiuoklių ir duomenų bazių, technologinius pokyčius ir išlaikyti tinkamus interneto įgūdžius. Taip pat būtinas įrašų tvarkymas.
Įrašų tvarkymas apima padavimo procedūras, kurios apima ir elektroninį, ir rankinį padavimą. Be viso to, administracijos darbuotojai dažnai privalo tvarkyti dokumentus ir reikmenis, taip pat platinti paštą ir paketus. Be to, biuro įranga, tokia kaip fakso aparatai, kopijavimo aparatai ir spausdintuvai, turi būti tikrinama ir prižiūrima visą dieną. Norint neatsilikti nuo kintančių technologijų ir pasaulinių poreikių, administraciniams įgūdžiams reikalingas mokymasis ir mokymas visą gyvenimą.