Administracinis įrašas yra bet koks dokumentas, susijęs su organizacijos valdymo ar valdymo būdais. Profesionalai saugo administracinius įrašus, kad galėtų turėti operacijų, susitikimų, klientų ir finansų istoriją. Kai kuriais atvejais teisiniais tikslais gali prireikti administracinio įrašo. Šie dokumentai dažnai saugomi elektroniniu būdu. Tačiau kai reikalingi oficialūs administraciniai įrašai, specialistai gali atspausdinti dokumentus ant popieriaus, pažymėto vandens ženklu arba užantspauduoti, kad parodytų, jog tai yra įgalioti įrašai.
Verslo vadovas gali naudoti administracinį įrašą finansiniams sprendimams priimti. Pavyzdžiui, jei jis planuoja, kiek biudžeto skirti tam tikram projektui, jis arba ji gali pasiekti įrašus, kad sužinotų, kiek buvo išleista praeityje. Finansiniai administraciniai įrašai taip pat gali būti naudojami audito procesuose, kurie atliekami viduje finansinio planavimo tikslais arba išorėje – reguliavimo agentūrų.
Taip pat įprasta, kad administracinis įrašas yra saugomas patalpų valdymo tikslais. Tais atvejais, kai vadovas turi prižiūrėti patalpas, siekdamas užtikrinti, kad jos atitiktų saugos ir sveikatos taisykles, įrašai gali padėti įrodyti, kad jis ėmėsi būtinų atsargumo priemonių. Jei objekte įvyksta nelaimingas atsitikimas, vadovas gali pateikti reikiamus administracinius įrašus, rodančius, kad jis nėra atsakingas už jokią žalą ar kūno sužalojimo atvejus.
Administracinis įrašas gali būti nepaprastai svarbus, kai reikia laikytis sutarties. Jei asmuo yra apkaltintas elgesiu, prieštaraujančiu sutarties sąlygoms, gali būti pradėtas teisminis veiksmas. Tokiu atveju asmens nekaltumui ar kaltei įrodyti gali būti naudojami administraciniai įrašai.
Administraciniai įrašai dažnai naudojami tais atvejais, kai įmonė ar agentūra kaltinama, kad jos veikla kenkia aplinkai ar visuomenės sveikatai ar saugai. Tokiais atvejais teisėjas gali reikalauti, kad organizacija pateiktų savo administracinį įrašą. Pagal šį scenarijų įrašas gali būti popierinis pėdsakas, padedantis teisės pareigūnams suprasti organizacijos veiksmus. Teisėjai gali naudoti šiuos dokumentus norėdami nustatyti, ar organizacija elgėsi piktybiškai ar kaprizingai.
Administracinį įrašą gali vesti bet kuris organizacijos specialistas, turintis prieigą prie informacijos apie valdymo sprendimus. Kai kuriais atvejais vadovai ir vadovai gali samdyti padėjėjus, kurie registruoja susitikimus ir atliktus veiksmus. Darbas, kuris stebimas skaitmeniniu būdu, pvz., finansinės operacijos ir duomenų įvedimas, taip pat gali būti naudojamas administraciniame įraše.