Apskaitos ciklas yra žingsnių, kurių visada laikomasi geros apskaitos praktikos, serija. Veiksmai apima visą procesą nuo pirmojo duomenų apie operacijas rinkimo iki sąskaitų užbaigimo. Taigi apskaitos ciklas įvyksta vieną kartą per kiekvieną ataskaitinį laikotarpį, tai yra intervalas, kuriuo sudaromos sąskaitos. Ataskaitinis laikotarpis gali trukti nuo savaitės didelėje įmonėje iki metų savarankiškai dirbančiam asmeniui, turinčiam nedaug sandorių. Apskaitos ciklas tiesiogiai taikomas rankinei apskaitai, žinomai kaip buhalterija, nors bendrieji principai apima kompiuterizuotus apskaitos metodus.
Apskaitos ciklo etapų skaičius priklauso nuo to, kaip jis suskirstytas. Šiame paaiškinime yra devyni žingsniai. Pirmas žingsnis – rinkti duomenis apie operacijas, tokias kaip kasos registras parduotuvėje arba darbuotojų darbo užmokestis. Jie dažnai priskiriami kategorijoms, kurias nustato įmonės apskaitos sistema. Pavyzdžiui, kategorijos gali apimti įvairias parduotuves arba skirtingus produktų tipus.
Antras žingsnis yra žurnalizavimas, kuris tiesiog apima duomenų įtraukimą į einamąjį įrašą, paprastai žinomą kaip bendrasis žurnalas arba pradinio įrašo knyga. Trečias žingsnis apima viso ataskaitinio laikotarpio skaičių sumavimą vadinamojoje didžiojoje knygoje. Ketvirtasis žingsnis yra sukurti vadinamąjį nekoreguotą bandomąjį balansą. Tai tiesiog patikrinimas, ar visų kredito likučių, tokių kaip pajamos ir turtas, suma yra lygi visų debeto likučių, tokių kaip išlaidos ir įsipareigojimai, sumai. Jei sumos nėra lygios, tai yra ženklas, kad procese buvo padaryta klaida, kurią reikia nustatyti ir ištaisyti.
Penktas veiksmas – užsirašykite visus laikotarpio pabaigos koregavimus, į kuriuos įtrauktos pajamos arba išlaidos, kurios buvo uždirbtos arba patirtos, bet dar neįrašytos. Šeštas žingsnis yra pakoreguotas bandomasis balansas, kuris kartoja procesą nuo ketvirto veiksmo, bet apima laikotarpio pabaigos koregavimus. Vėlgi, kredito likučiai turėtų būti lygūs debeto likučiams.
Septintas žingsnis – parengti finansines ataskaitas naudojant skaičius, kurie buvo patvirtinti šeštuoju žingsniu. Aštuntas veiksmas – pridėti bendrą pelno arba nuostolių skaičių prie įmonės registruojamo turto, pavyzdžiui, kaip priedą prie grynųjų pinigų likučio. Tai reiškia, kad pinigai iš operacijų per ataskaitinį laikotarpį yra visiškai „apskaityti“ ir kito laikotarpio operacijų skaičiais nerodomi. Šis procesas žinomas kaip sąskaitų uždarymas. Devintas veiksmas – patikrinti, ar aštunto žingsnio balanse atlikti pakeitimai yra teisingi.