Apskaitos duomenys yra finansinių dokumentų rinkinys, patvirtinantis apskaitos ataskaitą. Žmonės tokius duomenis naudoja rengdami finansines ataskaitas ir deklaracijas, o auditoriai gali juos peržiūrėti, kad patvirtintų ataskaitos teisingumą. Žmonės, turintys ginčų dėl sąskaitų banke ar įmonėje, taip pat gali paprašyti peržiūrėti apskaitos informaciją, kad nustatytų, kaip įmonė padarė tam tikrą išvadą arba balansą. Šiai informacijai taikomas teismo šaukimas tais atvejais, kai žmonės įtaria, kad dėl apskaitos problemų kyla teisiniai pažeidimai.
Kai kurios įmonės tvarko elektroninės apskaitos duomenis. Apskaitos darbuotojai finansinę veiklą įveda į elektroninę sistemą, o sistema gali susidurti ir su automatine veikla. Pavyzdžiui, kai kas nors bakalėjos parduotuvėje perbrauks debeto kortelę, signalas nukeliaus į banko apskaitos sistemą ir įvyks automatinis koregavimas, atspindintis pirkinį. Gali būti prieinamos popierinės elektroninių dokumentų kopijos.
Kiti apskaitos duomenys pateikiami popieriniu formatu. Tai gali apimti tokius dalykus kaip asmeninės čekių knygelės, kvitai ir kt. Įmonės, turinčios popierinius įrašus, saugo juos saugioje vietoje, kad išvengtų nuostolių, ir gali pasidaryti kopijas, kad būtų lengviau susipažinti ir įsitikinti, kad prireikus turės prieigą prie informacijos. Kartais gali būti imtasi veiksmų šiems duomenims suskaitmeninti, kad būtų patogiau ir lengviau juos pasiekti, o kai kurie seni įrašai gali būti saugomi mikrofilmuose ar kitais archyviniais formatais, nes originalios dokumentacijos nebėra.
Įstatymas reikalauja, kad žmonės apskaitos duomenis saugotų nustatytą laikotarpį, pavyzdžiui, septynerius metus. Pasibaigus šiam laikotarpiui, žmonės gali nuspręsti susmulkinti ar kitaip sunaikinti senus finansinius įrašus, nors daugelis įmonių nusprendžia juos saugoti, nes tai gali būti vertinga ateityje atliekant tyrimus, teikiant palyginimo ataskaitas ir atliekant kitą veiklą. Tokie žmonės, kaip mokesčių auditoriai ir reguliuotojai, gali prašyti visos apskaitos informacijos, jei nerimauja dėl finansinių ataskaitų ir nori patys patikrinti informaciją.
Peržiūrėdami apskaitos duomenis žmonės labai atkreipia dėmesį į akivaizdžius skirtumus ar klaidinančius įrašus. Tai gali būti trūkstamos informacijos įrodymai, popieriniai dokumentai, kurie neatitinka pateiktų teiginių, ir kiti neteisėtų veiksmų ar klaidų požymiai. Kai kas nors turi peržiūrėti didelius apskaitos informacijos kiekius, gali būti įtraukta žmonių komanda, kuri peržiūrės medžiagą, taip pat du kartus patikrins kitų darbą, kad įsitikintų, jog niekas nepabėgs nuo jų audito veiklos.