Apskaitos įrašai yra dokumentai ir pagalbinė medžiaga, kurią asmenys ir įmonės naudoja rengdami finansines ataskaitas, mokesčių dokumentus ir kt. Pagal įstatymus įmonės privalo saugoti tokius įrašus nustatytą laikotarpį, dažnai septynerius metus, kad būtų galima juos patikrinti ir audituoti. Reguliavimo agentūros gali atsitiktinai tikrinti bendroves, kuriomis prekiaujama viešai, ir šie patikrinimai apima apskaitos įrašų tikslumą ir išsamumą.
Šie įrašai gali būti elektroniniai, popieriniai arba jų derinys. Jie apima visus dokumentus, susijusius su finansinėmis operacijomis, nuo darbo užmokesčio apskaitos dokumentų iki dienos pabaigos spaudinių iš kasos aparatų. Bankų išrašai taip pat įtraukiami į buhalterinę apskaitą, kartu su panašiomis su investicijomis susijusiomis ataskaitomis. Buhalterinės apskaitos žurnalai taip pat laikomi apskaitos įrašais. Iš esmės, jei jame yra įrašas, susijęs su įmonės finansine veikla, tai yra apskaitos įrašas.
Tikimasi, kad įmonės tinkamai veiks šiuos dokumentus. Buhalteriai ir pagalbiniai darbuotojai paprastai prižiūri tokių įrašų tvarkymą ir naudoja dokumentus rengdami tokius dalykus kaip ataskaitas investuotojams ir mokesčių deklaracijas. Jei įrašai nėra išsamūs, įmonės finansinės ataskaitos bus netikslios ir tai gali būti teisinių ir finansinių nuobaudų pagrindas.
Tvarkant, tvarkant ir naudojant apskaitos įrašus reikia laikytis procedūrų, vadinamų visuotinai priimtais apskaitos principais (GAAP). Šios procedūros standartizuoja pagrindines apskaitos užduotis, kad jas vienodai atliktų visi buhalteriai visur, pašalinant galimybę naudoti vadinamąją „kūrybinę apskaitą“, siekiant nuslėpti nuostolius ir kitaip iškraipyti finansinius faktus siekiant asmeninės naudos.
Užsakius auditą, prašoma peržiūrėti visus apskaitos įrašus. Auditoriai peržiūrės medžiagą ir atkreips dėmesį į trūkstamą medžiagą, supainiotus įrašus arba netinkamai tvarkomus įrašus. Visa ši informacija yra pasveriama rengiant audito nuomonę. Finansine praktika besidomintys reguliuotojai gali peržiūrėti audito rezultatus, kad surinktų informaciją. Ši informacija gali būti naudojama traukiant baudžiamojon atsakomybėn įmones, įtariamas nesąžininga apskaitos praktika, arba siekiant atleisti įmones, kurios susiduria su tokiais kaltinimais.
Asmenims paprastai patariama saugoti apskaitos dokumentus, nes juos gali tikrinti mokesčių institucijos. Jei žmonės neturi įrašų, patvirtinančių prašymus dėl jų mokesčių, jiems gali būti taikomos nuobaudos. Bent jau gali būti pakoreguota jų mokestinė prievolė, priversdama mokėti daugiau mokesčių. Jei atrodo, kad jų įrašai yra apgaulingi, o ne tiesiog aplaidžiai saugomi, jiems gali būti taikomos teisinės nuobaudos.