Apskaitos įrašas yra bet kokio tipo elektroninis arba popierinis dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie fizinio asmens ar subjekto finansinę būklę. Šio tipo įrašai naudojami kuriant išsamesnius apskaitos įrašus, tokius kaip knygos, žurnalai ir kitų tipų apskaitos knygos. Pagrindinė šių dokumentų funkcija – sukurti tikslią visų finansinių operacijų, susijusių su tam tikru laikotarpiu, istoriją, įskaitant gautas pajamas bei išmokas atitinkamoms išlaidoms padengti. Kartu su piniginėmis operacijomis šios apskaitos knygos taip pat leidžia nustatyti turto ir įsipareigojimų balansą.
Nemažai dokumentų įtraukiami į apskaitos žurnalų rengimo ir tvarkymo procesą. Įmonės išrašytos sąskaitos faktūros yra vienas iš pagrindinių dokumentų, kurie pažymimi ir sekami knygose ir žurnaluose. Sąskaitos faktūros leidžia sekti galimas pajamas, kurių įmonė gali pagrįstai tikėtis. Suvedus sąskaitas ir sąskaitų sumas į apskaitos knygas, daug lengviau pritaikyti čekius ar kitas mokėjimo formas, kurias klientai perveda atvykę ir kai jie yra paruošti įnešimui į banko sąskaitą.
Sąskaitos faktūros, susijusios su įmonės pirkimais, taip pat yra būtinos norint tvarkyti tikslias apskaitos knygas. Kaip ir įmonės išrašytose sąskaitose faktūrose, gautos sąskaitos turi būti įtrauktos į mokėtinų sąskaitų įrašus, kad būtų lengviau sudaryti tų sąskaitų faktūrų apmokėjimo grafiką. Čekis arba mokėjimo būdas, naudojamas apmokėti tų sąskaitų faktūrų likutį, taip pat laikomas apskaitos įrašu ir paprastai yra pažymimas mokėtinose sąskaitose kartu su atitinkama sąskaita faktūra.
Visos piniginės operacijos, susijusios su verslo veikla, yra laikomos vienokio ar kitokio pobūdžio apskaitos įrašais. Tiek rankinės, tiek elektroninės kopijos saugomos byloje, todėl daug lengviau patikrinti žurnalo įrašus ir užtikrinti, kad visi įrašai būtų tvarkingi. Kai laikomasi visuotinai pripažintų apskaitos principų, daug lengviau gauti tinkamus turto įrašus, įsipareigojimų įrašus ir bet kurį tų įrašų pogrupį, susijusį su bet kokiomis mokėtinomis ar gautinomis sumomis.
Mokesčių tikslais dažnai reikia tvarkyti tikslias apskaitos knygas tam tikra forma. Tai galioja tiek asmenims, tiek įmonėms. Nesugebėjimas išlaikyti esminių patvirtinamųjų dokumentų kopijų dažnai gali sukelti problemų, jei iškviečiamas mokesčių auditas, ir dėl to, kad trūksta dokumentų, tam tikri atskaitymai gali būti neleidžiami. Dėl šios priežasties daugelis asmenų ir įmonių naudoja apskaitos programinę įrangą, kad visi įrašai būtų tvarkingi, taip pat saugo čekių, sąskaitų faktūrų ir kitų patvirtinamųjų dokumentų kopijas, kurios patvirtina pačiose apskaitos knygose padarytus įrašus.