Apskaitos pastaba yra informacijos dalis, pridedama prie finansinės ataskaitos, siekiant ją paaiškinti ar išplėsti skaitytojo naudai. Apskaitos pažymos gali būti formatuojamos ir pateikiamos įvairiais būdais. Dauguma apskaitos programinės įrangos turi apskaitos pažymų įvedimo sistemą, o žmonės taip pat gali įvesti pastabas į knygas ir kitus įrašus, kurie tvarkomi ranka. Jei yra apskaitos pažymų, svarbu juos peržiūrėti nagrinėjant apskaitos įrašus, nes jie gali suteikti svarbios informacijos.
Pagrindinis apskaitos įrašų tvarkymo formatas yra gana griežtas. Tai gali sukurti situacijas, kai reikiama informacija yra, bet nėra patogios vietos ją įdėti. Tokiais atvejais naudojama apskaitos pažyma, kad informacija būtų pateikiama skaitytojams suprantamu būdu. Šios pastabos pateikiamos kartu su likusia paskyros dalimi, kad į jas galėtų atsižvelgti paskyrą peržiūrintys žmonės.
Apskaitos pastabose gali būti pateikiama kontekstualizuojančios informacijos, kuri palengvina apskaitos įrašų supratimą. Tai gali paaiškinti arba išplėsti tam tikrą informaciją, kad skaitytojas suprastų, kodėl ji įtraukta ir kaip buhalteris gavo tam tikrą skaičių. Jis taip pat gali suteikti informacijos apie sąlygų pasikeitimus, kurie gali turėti įtakos apskaitos įrašui. Kurdami apskaitos įrašus žmonės nusprendžia, ar papildoma informacija yra aktuali ar svarbi, ir gali pasirinkti pridėti apskaitos pažymą, kad prireikus tą informaciją pateiktų.
Kitas apskaitos pažymos panaudojimas gali būti didelės įmonės naudojamoje apskaitos sistemoje, kur daug skirtingų žmonių turi prieigą prie įrašų ir turi turėti galimybę perduoti informaciją. Užrašai gali būti naudojami stebėti sąveiką su konkrečiais klientais ar įmonėmis ir pateikti pagrindinę informaciją, kuri gali būti naudinga kitų skyrių žmonėms. Pavyzdžiui, kliento įraše gali būti apskaitos pažyma, nurodanti, kad klientas dirba pagal mokėjimo planą, kad gautų naujausią informaciją, arba kad kliento sąskaitos dalis buvo atleista ir nebelaikoma neapmokėta.
Kartais apskaitos įrašas pažymimas mažu viršutinio indekso skaičiumi, atitinkančiu ataskaitos apačioje arba pabaigoje esančią išnašą. Kitais atvejais apskaitos pažymos gali būti įrašomos toje pačioje eilutėje kaip ir įrašas, kad būtų lengviau juos matyti. Apskaitos pastabos taip pat gali suteikti naudingo istorinio konteksto; istorikai iš anotuotų apskaitos žurnalų gauna daug daugiau nei trumpi apskaitos įrašai.