Paslaugos darbo užsakymas yra paslaugų užklausa formaliame dokumente, kuriame pateikiama kuo daugiau informacijos apie situaciją, kad atitinkamas asmuo galėtų užpildyti darbo užsakymą. Aptarnavimo darbų užsakymai veikia kaip formali įsakymo atlikti darbus dokumentacija. Iškilus nesklandumams bus galima pasikonsultuoti su įsakymu ir sužinoti daugiau apie tai, kas galėjo nutikti, arba įvykdyti prašymą, pateiktą organizacijos ribose ir taisyklėse.
Dauguma organizacijų turi formą, kurią naudoja paslaugų užsakymams. Dokumentą pildantis asmuo turi pateikti kontaktinę informaciją ir įgaliojimą nurodyti, kad užsakymas yra teisėtas. Tam gali prireikti asmens, įgalioto užbaigti darbo užsakymus, parašo arba kitokio patvirtinimo. Dokumente išsamiai aprašoma problema, kokios paslaugos turi būti teikiamos, ir visos atitinkamos pastabos. Tai gali reikšti, kad, pavyzdžiui, sekretorės kompiuteryje yra virusas, ir paprašys informacinių technologijų skyriaus atsiųsti techniką, kuris išspręstų problemą.
Aptarnavimo darbų užsakymuose taip pat gali būti pastabų, kuriose dokumentuojama su užsakymu susijusi skuba. Kai kuriems projektams gali prireikti laiko, todėl reikia nedelsiant atkreipti dėmesį, pavyzdžiui, jei klientas neturi telefono paslaugų, o telefono bendrovei reikia techniko, kuris apžiūrėtų liniją. Kiti reikalai gali būti atliekami ne taip laiku ir, jei reikia, gali būti atidėti arba perkelti. Aptarnavimo darbų užsakyme gali būti nurodytas skubos įvertinimas arba aptarnavimo skyriui skirtas terminas.
Kai skyrius gauna aptarnavimo darbo užsakymą, jis gali įvesti išsamią informaciją kompiuterinėje sistemoje, kad atidarytų įrašą, ir paskirti techniką atlikti užduotį. Kai kurios įmonės naudoja automatizuotas sistemas, kurios gali ieškoti darbuotojų lauke arba jiems dirbant aplink pastatą. Tai gali leisti realaus laiko perplanavimą, kad būtų patenkinti kintantys poreikiai. Technikas nuveža darbo užsakymą į objektą, atlieka darbą ir pasirašo, nurodydamas, kad užsakymas baigtas.
Atlikus techninės priežiūros darbų užsakymą, gali prireikti kelių apsilankymų, jei technikui reikia specialių dalių ar įrangos. Darbo gavėjui taip pat gali tekti pasirašyti kartu su techniku, kad būtų nurodyta, kad paslauga buvo atlikta ir yra patenkinama. Kilus ginčui dėl bet kurio proceso etapo, pvz., pareiškus, kad darbas nebuvo atliktas, aptarnavimo darbo užsakyme gali būti pateikta informacija ir kontekstas problemai išspręsti.