Kai įmonės ir organizacijos daug kartų samdo darbuotojus, jos sukuria idealaus tipo žmogaus, kuris geriausiai gali atlikti darbo poziciją, santrauką. Šioje santraukoje yra sąrašas įgūdžių, kurių reikia norint efektyviai atlikti pareigas, kurias sudaro darbas. Daugelis įmonių tokio tipo santraukas vadina asmens specifikacija. Išsamios asmens specifikacijos kūrimas suteikia naudos darbdaviams, tačiau turi ir trūkumų. Norint sukurti veiksmingą asmens specifikaciją, reikia laikytis tam tikrų gairių.
Asmens specifikacijoje yra išsamus sąrašas, kuriame paprastai pateikiami visi reikalingi įgūdžiai, išsilavinimas ir patirtis, kurių asmuo turi turėti, kad galėtų veiksmingai atlikti darbo poziciją. Dauguma specifikacijų apima darbo pozicijos pavadinimą ir tai, kokiam lygiui ji patenka įmonėje. Taip pat nurodoma darbo vieta ir aukštesnio lygio darbuotojas, kuriam bus pavaldus naujas darbuotojas. Kadangi visos darbo pozicijos kuriamos turint tikslą, išvardijami tikslai, kuriuos darbuotojas turi pasiekti, bei pareigos, kurias reikia atlikti.
Nors asmens specifikacija skiriasi nuo pareigybės aprašymo, ji vis tiek yra labai naudinga darbdaviams. Asmens specifikacijų kandidatai nemato, tik samdydami darbuotojus, tuo jie skiriasi nuo pareigybių aprašymų. Darbdavys, sukūręs tokio tipo specifikaciją, gali lengvai nustatyti, kurie kandidatai į darbą gali geriausiai atlikti atitinkamą darbo poziciją, taip pat tie kandidatai, kurie nėra idealūs. Tai leidžia įmonei kuo efektyviau atlikti įdarbinimo procesus.
Nors asmens specifikacija gali žymiai supaprastinti įdarbinimo procesą verslui, ji vis tiek turi trūkumų. Jei tokio tipo specifikacija nėra sukurta veiksmingai, dėl daugelio priežasčių gali kilti teisinių pasekmių. Asmens specifikacijose išvardyta terminija niekada negali atskleisti šališkumo, kuris netaikomas darbo pozicijai. Tai darant specifikacijos gali būti laikomos diskriminacinėmis.
Kiekvieną kartą, kai darbdavys sukuria asmens specifikacijas darbo pozicijoms, jis turėtų laikytis kelių gairių. Darbdavys niekada neturėtų įtraukti jokių reikalavimų ar specifikacijų, kurios nėra taikomos užimamai darbo pozicijai. Jokie kriterijai, kuriuos galima įvertinti nešališkai arba neutraliai, taip pat niekada neturėtų būti įtraukti. Norint įdarbinti tinkamiausią žmogų, reikėtų vengti pervertinti darbo pareigas ir reikalavimus. Darbdavys taip pat turėtų nurodyti priežastis, kodėl kiekvienas reikalavimas įtrauktas. Asmens specifikacija taip pat turėtų būti periodiškai atnaujinama ir peržiūrima, kad būtų užtikrintas jos galiojimas.