Atvirkštinis įrašas atšaukia koreguojamus įrašus arba pataiso netinkamai paskelbtus žurnalo įrašus. Jie gana paplitę apskaitoje, ypač įmonėse, kurios naudoja kaupimo principą. Pagal standartines kaupimo apskaitos procedūras įmonės registruoja koreguojančius įrašus, kad atspindėtų tikslius sąskaitų likučius. Pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui, norint pašalinti koreguojamąjį įrašą, kito ataskaitinio laikotarpio pradžioje būtinas atvirkštinis įrašas. Tai pašalina įrašą iš didžiosios knygos ir leidžia įmonei išlaikyti savo knygas švarias.
Dažnas koreguojantis įrašas yra susijęs su komunalinių paslaugų išlaidomis. Įmonės, naudojančios kaupimo principą, turi paskelbti visą informaciją savo knygose, kad atspindėtų išlaidas. Kadangi komunalinių paslaugų sąskaitos gali būti pateikiamos retai, įmonei gali tekti paskelbti įrašą, kad būtų atspindėtas numatomas mokestis. Standartinis įrašas būtų komunalinių paslaugų debetas ir mėnesio pabaigos sukauptų sumų kreditas, įsipareigojimų sąskaita. Įrašo registravimo data paprastai nurodoma paskutinę ataskaitinio laikotarpio dieną.
Komunalinių paslaugų sukaupimo atvirkštinio įrašo data nurodyta kaip pirmoji paskesnio ataskaitinio laikotarpio. Pavyzdžiui, komunalinių paslaugų kaupimo įrašai kovo 31 d. ir atvirkštinis įrašas balandžio 1 d. Antrasis įrašas pašalina kaupimo įrašą iš knygos. Kaupiamasis įrašas yra tiesiog informacinis; ji neturi tikros vertės įmonei, nes neatspindi jokių faktinių išlaidų ar veiklos.
Kitas įrašų atšaukimo būdas yra taisyti klaidas, įrašytas įmonės didžiojoje knygoje. Klaidos įmonės apskaitos procese gali įvykti gana dažnai. Dėl šių klaidų gali būti netinkamai užregistruotos dolerių sumos, informacija paskelbta neteisingose sąskaitose arba įrašai du kartus registruojami didžiojoje knygoje. Kad ištaisytų klaidą, buhalteris tiesiog atšaukia įrašą, priešingu formatu nurodydamas pradinį debetą ir kreditą iš pradinio įrašo. Pavyzdžiui, įrašas neteisingai užregistruotas kaip kanceliarinių prekių išlaidų debetas ir grynųjų pinigų kreditas; Norėdami tai ištaisyti, buhalteris kredituoja biuro išlaidas ir nurašo grynuosius pinigus.
Įmonei, kuri dažnai naudoja atvirkštinio įvedimo procesą, gali tekti iš naujo įvertinti bendrą apskaitos procesą. Sukauptos sumos gali būti prasto apskaitos vedimo požymis, nes jie negauna sąskaitų laiku arba nepateikia jų laiku. Dažnos klaidos, įtrauktos į didžiąją knygą, taip pat yra prastas atspindys. Tai reiškia, kad įmonė neturi tinkamos priežiūros, o buhalteriai neregistruoja informacijos taip, kaip turėtų.