Atsarginė programinė įranga yra programinė įranga, skirta automatizuoti atsarginių kopijų kūrimo procesą, palengvinti jį ir užtikrinti, kad žmonės reguliariai kurtų atsargines failų kopijas. Kelios įmonės gamina nemokamą atsarginę programinę įrangą su pagrindinėmis funkcijomis, taip pat galima įsigyti atsarginių kopijų rinkinių, turinčių daugybę nustatymų ir parinkčių, kurias galima naudoti norint pritaikyti atsarginės kopijos kūrimo procesą. Žmonėms, kuriems sunku atsiminti atsarginę kopiją, arba žmonėms, kurie dirba su svarbia medžiaga, atsarginė programinė įranga gali būti labai naudinga.
Paprastai atsarginė programinė įranga turi automatinį ir rankinį režimus. Kai pirmą kartą atidaroma programinė įranga, vartotojo prašoma pasirinkti iš daugybės nustatymų, pradedant nuo to, kur bus kuriamos failų atsarginės kopijos, iki to, kaip dažnai turėtų būti daromos atsarginės kopijos. Naudodami sudėtingą programinę įrangą, vartotojai gali pasirinkti kurti atsargines kopijas serveryje, esančiame ne vietoje, išoriniame standžiajame diske arba laikmenoje, pvz., kompaktiniuose diskuose. Kai kuri atsarginių kopijų programinė įranga yra specialiai sukurta internetinėms atsarginėms kopijoms, failų perkėlimui į saugų išorinį serverį ir leidžia vartotojams nuskaityti failus iš svetainės. Tai gali būti naudinga ne tik praradus duomenis, bet ir žmonėms, turintiems kelis biurus, nes programinė įranga gali būti nustatyta sinchronizuoti kiekvieną dieną, kad dabartinė darbo failų versija būtų pasiekiama bet kur.
Automatiniu režimu atsarginė programinė įranga pradeda kurti atsarginę kopiją vartotojo nustatytu laiko intervalu. Programinė įranga inicijuoja atsarginės kopijos kūrimą automatiškai, prireikus paragindama vartotoją, o norint sustabdyti atsarginę kopiją, reikalingas rankinis nepaisymas. Automatinė programinė įranga taip pat gali būti užprogramuota taip, kad vartotojas paragintų periodiškai kurti atsargines kopijas, o ne savarankiškai kurti atsargines kopijas. Rankiniu režimu vartotojas suaktyvina programinę įrangą, kai nori sukurti atsarginę medžiagos kopiją.
Be visiško failų atsarginių kopijų kūrimo, atsarginė programinė įranga taip pat gali išsaugoti konkrečius nustatymus, įskaitant duomenis žiniatinklio naršyklėse. Programinė įranga taip pat gali generuoti atkūrimo diską, kuris gali būti naudojamas operacinei sistemai atkurti, jei kompiuteris būtų pažeistas. Paprastai vartotojai taip pat gali pasirinkti, ar sukurti visą kiekvieno failo atsarginę kopiją arba tik pasirinktų failų arba failų, kurie buvo pakeisti per tam tikrą laikotarpį, atsarginę kopiją.
Kompiuterių naudotojams primygtinai rekomenduojame reguliariai kurti atsargines kopijas, nes duomenų praradimas gali būti labai varginantis. Žmonės taip pat turėtų reguliariai tikrinti savo atsargines kopijas ir archyvuotą medžiagą, kad įsitikintų, jog ji vis dar pasiekiama. Dvigubos atsarginės kopijos kūrimas gali būti gera idėja, siekiant patvirtinti, kad duomenys bus pasiekiami, kai jų prireiks.